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Revenue Systems · Sales Automation

Sales Automation

Wiederkehrende Vertriebsaufgaben übernimmt das System: Anreicherung, Zuweisung, Erinnerungen, Nachfassen, Auswertung. Ihr Team behält, was Vertrauen schafft, und bekommt die Zeit dafür.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Nachfassen hängt am Gedächtnis

    Angebote ohne Antwort, Termine ohne Nachbereitung, Kontakte ohne Aktivität. Es fällt erst auf, wenn es zu spät ist.

  • 02

    Daten werden von Hand ergänzt

    Branche, Größe und Ansprechpartner werden gesucht, statt beim Anlegen vorhanden zu sein.

  • 03

    Zwei Wahrheiten: Sequenzwerkzeug und CRM

    Aktivitäten aus dem Versandwerkzeug fehlen im CRM. Am Monatsende wird aus Exporten ein Bild zusammengebaut.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Eine Liste, was automatisiert wird und was nicht

    Gemeinsam mit Ihrem Team festgelegt. Sie ist der Ausgangspunkt jedes Projekts und die Grenze, die Vertrauen schützt.

  • Sechs Automatisierungen mit direktem Effekt

    Anreicherung, Zuweisung, Erinnerungen, Nachfass-Unterstützung, Gesprächsvorbereitung und Auswertung.

  • Kennzahlen vorher und nachher

    Reaktionszeit, nachverfolgte Termine, Aktivitäten, Zykluslänge und Konversion, ehrlich gemessen.

03 So sieht es aus

Ein Ablauf nach dem Angebot.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Auslöser, Bedingung, Aufgabe, Stopp und Freigabe, vollständig festgelegt, bevor etwas läuft.

ElementFestlegung
AuslöserVorgang wechselt in die Phase „Angebot gesendet“
BedingungAngebotsdatum gesetzt, kein Abschlussdatum in der Vergangenheit, Kontakt hat nicht widersprochen
Erste ErinnerungWerktag 3: Aufgabe an die zuständige Person mit vorbereitetem Text und Bezug zum Angebot
Zweite ErinnerungWerktag 8: erneute Aufgabe, sofern keine Reaktion erfasst wurde
StoppAntwort des Kunden, neuer Termin, Vorgang gewonnen oder verloren
EskalationNach der zweiten Erinnerung ohne Reaktion geht der Vorgang zur Entscheidung an die Vertriebsleitung
FreigabeJede Nachricht an den Kunden wird von einem Menschen geprüft und ausgelöst

Ohne Stopp-Regel schreibt eine Sequenz Menschen an, die längst geantwortet haben. Das schadet mehr, als die Automatisierung einbringt.

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Wiederkehrende Schritte im Vertrieb passieren manuell, unregelmäßig oder gar nicht.

Was ein erster Schritt liefert

Ein automatisierter Ablauf, zum Beispiel das Follow-up nach einer Demo, inklusive Stopp-Regeln und Freigabepunkten.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Ihre heutigen Vorlagen und Sequenzen sowie die Entscheidung, was ohne menschliche Freigabe herausgehen darf.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Definition

Was Sales Automation ist und was nicht.

Was ist Sales Automation?

Sales Automation bezeichnet die Automatisierung wiederkehrender Vertriebsaufgaben wie Lead-Routing, Datenergänzung, Erinnerungen und Reporting.

Der Nutzen liegt nicht im Automatisieren an sich, sondern im Freiraum, der entsteht: Vertriebler, die nicht mehr Daten kopieren, Wiedervorlagen jonglieren und Reports bauen, führen mehr und bessere Gespräche. Sales Automation ist damit kein Ersatz für Vertrieb, sondern seine Infrastruktur.

Genauso wichtig ist die Grenze: Was Vertrauen schafft, also Gespräch, Beratung und Verhandlung, wird nicht automatisiert.

05 Die Grenze

Automatisieren oder bewusst menschlich lassen?

Diese Liste ist der Ausgangspunkt jedes Projekts. Sie wird gemeinsam mit Ihrem Team angepasst.

Automatisieren

  • Lead-Erfassung, Dublettenprüfung und Anreicherung
  • Zuweisung nach Region, Segment oder Kapazität
  • Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen
  • Nachfass-Sequenzen mit Vorlagen und KI-Entwürfen
  • Statuswechsel aus Aktivitäten (Termin gebucht, Angebot gesendet)
  • Gesprächsvorbereitung: Firmenprofil, Historie, Signale
  • Zusammenfassungen von Gesprächen ins CRM
  • Reporting, Forecast und Aktivitätsauswertung

Menschlich lassen

  • Discovery und Beratung im Gespräch
  • Bewertung, ob ein Account wirklich passt
  • Formulierung und Freigabe individueller Nachrichten
  • Preisgestaltung, Zusagen und Verhandlung
  • Umgang mit Einwänden und Konflikten
  • Entscheidungen mit Außenwirkung

06 Anwendungsfälle

Sechs Automatisierungen mit direktem Effekt.

  • 01

    Enrichment

    Firmen- und Kontaktdaten automatisch vervollständigen, sobald ein Datensatz entsteht: Branche, Größe, Technologie, Ansprechpartner.

  • 02

    Routing

    Der richtige Lead beim richtigen Owner, innerhalb von Minuten, mit Kontext und Aufgabe.

  • 03

    Erinnerungen

    Fristen aus dem Prozess statt aus dem Gedächtnis: Angebot ohne Antwort, Termin ohne Nachbereitung, Kontakt ohne Aktivität.

  • 04

    Follow-up-Unterstützung

    Sequenzen je Gesprächstyp, KI-gestützte Entwürfe mit Gesprächsbezug, Freigabe durch den Vertriebler.

  • 05

    Meeting-Vorbereitung

    Vor jedem Termin ein automatisches Briefing: wer, was bisher, welche Signale, welche offenen Punkte.

  • 06

    Reporting

    Pipeline und Aktivität in Echtzeit, ohne Exporte, ohne Excel, ohne Nachfragen im Team.

07 Outbound-Infrastruktur

Automatisierung für Outbound in größerem Maßstab.

Wer systematisch Outbound betreibt, braucht mehr als eine Vorlage. Vier Bausteine, ohne die Kadenzen nicht funktionieren.

  • Versanddomains und Zustellbarkeit

    Getrennte Domains für Outbound, technische Absicherung, Warm-up und Überwachung der Reputation. Ohne das landet jede Kadenz im Spam.

  • Sequenz-Werkzeug mit CRM-Anbindung

    Kadenzen laufen in einem Tool, das jede Aktivität ins CRM zurückschreibt. Sonst entstehen zwei Wahrheiten.

  • Datenfluss und Regeln

    Wer wird wann angesprochen, wann pausiert eine Sequenz, wann übernimmt ein Mensch? Regeln, die im System hinterlegt sind, nicht im Kopf.

  • Messung

    Reaktionsquoten je Segment, Kanal und Nachricht, die Grundlage, um Ansprache und Zielgruppe laufend zu verbessern.

08 Weiter

Von der Automatisierung zur KI.

Regelbasierte Automatisierung deckt den Großteil ab. Wo Verstehen, Zusammenfassen oder Recherchieren gefragt ist, übernehmen KI-Agenten, etwa für Account-Recherche, Gesprächszusammenfassungen und Follow-up-Entwürfe. Beides zusammen ist das Revenue System, das FIOXX baut.

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09 FAQ

Häufige Fragen zur Sales Automation

Wirkt automatisierter Vertrieb nicht unpersönlich?

Schlecht gemachter, ja. Gut gemachte Sales Automation ist unsichtbar: Sie sorgt dafür, dass die persönliche Nachricht rechtzeitig kommt, mit dem richtigen Kontext, und dass niemand vergessen wird. Was der Kunde liest, hat ein Mensch freigegeben. Die Maschine hat nur dafür gesorgt, dass es nicht liegen bleibt.

Welche Werkzeuge nutzt FIOXX für Sales Automation?

Die Automatisierungsfunktionen Ihres CRM, ergänzt um Sequenz- und Automatisierungsplattformen und, wo nötig, eigene Integrationen. Wir wählen nach Prozess, Datenschutz und Betriebskosten, nicht nach Toolpräferenz. Bestehende Werkzeuge bleiben, wenn sie passen.

Wie messen wir den Effekt?

An Kennzahlen, die vorher definiert werden: Reaktionszeit auf Leads, Anteil nachverfolgter Termine, Aktivitäten je Vertriebler, Zykluslänge, Konversion je Phase. Wir messen vor der Einführung und danach und berichten ehrlich, was sich verändert hat.

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Nächster Schritt

Wie viel Zeit verbringt Ihr Vertrieb mit Aufgaben, die ein System übernehmen könnte?

Wir analysieren Ihren Prozess Schritt für Schritt und zeigen, welche Aufgaben automatisierbar sind und welche bewusst beim Menschen bleiben sollten.

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