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Sales & Revenue · Appointment Setting

Appointment Setting

Erstgespräche mit Entscheidern, die zu Ihrem Angebot passen: vorbereitet, qualifiziert und im CRM dokumentiert. Weniger Termine, aber die richtigen.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Termine gibt es, aber die falschen

    Gesprächspartner ohne Einfluss oder ohne Anlass. Die Zeit Ihres Teams wird in Gesprächen verbraucht, die nirgendwo hinführen.

  • 02

    Anfragen bleiben zu lange liegen

    Interessenten aus Website und Veranstaltungen werden spät beantwortet und informieren sich inzwischen anderswo.

  • 03

    Ihr Team ist stark im Gespräch, nicht am Anfang

    Discovery und Abschluss laufen gut, aber für Ansprache und Qualifizierung fehlt die Kapazität.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Termine, die sechs Kriterien erfüllen

    Passung, Rolle mit Einfluss, erkennbarer Anlass, geklärte Erwartung, Vorbereitungsnotiz und Dokumentation im CRM.

  • Ein Briefing vor jedem Gespräch

    Unternehmen, Situation, vermuteter Bedarf und bisheriger Verlauf. Ihr Team startet informiert.

  • Nachfassen bei Absagen und Ausfällen

    Absagen werden mit Grund dokumentiert und auf Wiedervorlage gelegt, ausgefallene Termine neu vereinbart.

03 So sieht es aus

Ein Übergabebriefing.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Das erhält Ihr Vertrieb vor jedem Termin, den wir vereinbart haben, nicht nur einen Kalendereintrag.

PunktInhalt
AnlassERP-Ablösung für 2027 geplant, Auswahl beginnt im Frühjahr
QualifizierungZielprofil erfüllt, Budgetprozess läuft, kein Ausschlusskriterium erkennbar
BeteiligteLeitung IT nimmt teil, Leitung Finanzen entscheidet über das Budget und ist nicht dabei
ErwartungÜberblick über Vorgehen und Aufwand, ausdrücklich kein Preisgespräch
Offene FragenLaufzeit des bestehenden Anbietervertrags unbekannt; Zahl der Standorte unklar
Im CRMGesprächsnotiz, Aufgabe zur Vorbereitung, Termin mit Agenda

Ein Termin ohne benannten Anlass und ohne Rollenbild ist kein qualifizierter Termin. Fehlt eine Zeile, sagen wir das offen, statt sie zu füllen.

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Es gibt Kontakte, aber zu wenige Termine mit Menschen, die tatsächlich entscheiden.

Was ein erster Schritt liefert

Ein abgestimmter Qualifizierungsrahmen und die ersten Erstgespräche samt Übergabebriefing im CRM.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Kalenderzugang für die Terminvergabe, eine klare Definition eines guten Termins und eine Ansprechperson für Rückfragen.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Definition

Appointment Setting mit Substanz.

Was ist Appointment Setting?

Appointment Setting ist die Vereinbarung qualifizierter Erstgespräche zwischen potenziellen Kunden und dem Vertrieb, einschließlich Ansprache, Qualifizierung, Terminorganisation und Übergabe mit Kontext.

Der Begriff ist durch Massenanbieter belastet: viele Anrufe, viele Termine, wenig Substanz. Bei technischen und erklärungsbedürftigen Produkten funktioniert das nicht. Ein Termin ist nur dann wertvoll, wenn Unternehmen, Rolle und Anlass stimmen, und wenn der Kunde weiß, warum er sich die Zeit nimmt.

Genau diese Termine liefert FIOXX. Weniger, aber die richtigen.

05 Qualität

Was einen qualifizierten Termin ausmacht.

Sechs Kriterien, die wir vor jeder Übergabe prüfen. Sie sind die gemeinsame Sprache zwischen FIOXX und Ihrem Team.

  • 01

    Passung zum Zielprofil

    Branche, Größe, Systemlandschaft und Situation entsprechen dem Ideal Customer Profile, nicht ungefähr, sondern nachvollziehbar.

  • 02

    Rolle mit Einfluss

    Der Gesprächspartner entscheidet mit oder hat direkten Zugang zur Entscheidung. Termine mit Unbeteiligten zählen nicht.

  • 03

    Erkennbarer Anlass

    Es gibt einen Grund für das Gespräch: ein Projekt, ein Problem, eine Veränderung. Neugier allein ist kein Bedarf.

  • 04

    Geklärte Erwartung

    Der Kunde weiß, worum es im Gespräch geht und was er davon hat. Überraschungen im Termin sind ein Qualitätsmangel.

  • 05

    Vorbereitungsnotiz

    Unternehmen, Situation, vermuteter Bedarf, Gesprächsverlauf bisher. Ihr Team startet informiert.

  • 06

    Dokumentation im CRM

    Termin, Kontext und nächste Schritte liegen im CRM. Nichts geht bei der Übergabe verloren.

06 Vorgehen

Vom Kontakt zum Gespräch.

  1. 01

    Zielrollen und Gesprächsanlass definieren

    Mit wem soll gesprochen werden, und worüber? Wir legen Rollen, Gesprächsziel und die Kriterien fest, die einen Termin qualifiziert machen.

  2. 02

    Ansprache mit Kontext

    Aus der Lead Generation oder aus Ihren Inbound-Anfragen: Die Ansprache greift den Anlass auf und bietet ein konkretes, kurzes Gespräch an, kein „Kennenlernen“, sondern ein Thema.

  3. 03

    Kurze Qualifizierung

    Vor dem Termin klären wir in wenigen Fragen Situation, Zuständigkeit und Zeithorizont. Passt es nicht, sagen wir das und halten den Kontakt für später warm.

  4. 04

    Termin mit Agenda

    Der Termin kommt mit Agenda, Teilnehmenden und Ziel. Beide Seiten wissen, was sie erwartet. Das erhöht die Erscheinensquote und die Qualität des Gesprächs.

  5. 05

    Übergabe und Briefing

    Ihr Team erhält eine Vorbereitungsnotiz und den vollständigen Verlauf im CRM. Auf Wunsch führt FIOXX das Erstgespräch selbst.

  6. 06

    Nachfassen und No-Show-Management

    Verschobene oder ausgefallene Termine werden strukturiert nachverfolgt. Ein Termin, der nicht stattfindet, ist noch kein verlorener Lead.

07 Modelle

Zwei Wege der Zusammenarbeit.

  • Übergabe

    Termine für Ihr Team

    FIOXX qualifiziert und terminiert, Ihr Vertrieb führt das Gespräch. Ideal, wenn Ihr Team stark in Discovery und Abschluss ist, aber Kapazität am Anfang des Funnels fehlt.

  • Discovery durch FIOXX

    FIOXX führt das Erstgespräch

    Wir übernehmen Termin und Discovery und übergeben an Ihr Team, sobald Bedarf, Entscheidungsweg und Zeitplan geklärt sind. Ihr Team investiert Zeit nur in Chancen, die es wert sind.

08 Weiter im Prozess

Vor und nach dem Termin.

Appointment Setting steht selten allein. Davor liegt die Lead Generation, die die richtigen Accounts liefert. Danach folgen Demo, Follow-up und Closing. FIOXX kann jede Phase übernehmen und sorgt dafür, dass an den Übergängen nichts verloren geht.

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09 FAQ

Häufige Fragen zum Appointment Setting

Worin unterscheidet sich FIOXX von einem Callcenter für Terminierung?

Im Produktverständnis und im Anspruch an Qualität. Klassische Terminierung optimiert Volumen; wir optimieren die Passung. Jeder Termin ist qualifiziert, vorbereitet und dokumentiert. Wir sprechen mit Entscheidern über deren Prozess, nicht nach Skript.

Was passiert bei Absagen oder Terminen, die nicht stattfinden?

Beides ist Teil des Prozesses. Absagen werden mit Grund dokumentiert und, falls sinnvoll, auf Wiedervorlage gelegt. Nicht wahrgenommene Termine werden nachgefasst und neu vereinbart. So entsteht ein Bild davon, welche Segmente und Anlässe wirklich funktionieren.

Kann FIOXX auch Inbound-Anfragen qualifizieren?

Ja. Anfragen aus Website, Events oder Kampagnen werden schnell beantwortet, qualifiziert und in Termine überführt. Gerade bei erklärungsbedürftigen Produkten entscheidet die Reaktionsgeschwindigkeit über die Konversion. Wir kombinieren das mit Lead-to-CRM-Automatisierung.

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Nächster Schritt

Wie viele Ihrer Erstgespräche sind wirklich qualifiziert?

Wir zeigen Ihnen, wie Appointment Setting mit Produktverständnis aussieht, und wie es sich mit Ihrem Vertriebsprozess verbindet.

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