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AI & Automation · AI Assistants

AI Assistants

Interne Assistenten, die Wissen aus Dokumenten, CRM und Systemen zugänglich machen – mit Quellenangabe, Berechtigungen und Governance. Für Vertrieb, Support, Onboarding und Verwaltung.

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01 Definition

Assistenten, die Quellen nennen.

Was ist ein AI Assistant im Unternehmen?

Ein AI Assistant im Unternehmen ist ein KI-System, das Fragen aus dem Arbeitsalltag auf Basis freigegebener Unternehmensquellen beantwortet und bei Aufgaben unterstützt – mit Quellenangabe, unter Beachtung der Zugriffsrechte und mit der Fähigkeit, Unbekanntes als unbekannt zu benennen.

Der Unterschied zu einem allgemeinen Chat-Assistenten liegt in der Verankerung: Antworten entstehen aus Ihren Dokumenten, Ihrem CRM und Ihren Systemen, nicht aus dem Internet. Das macht ihn verlässlich – und erfordert Vorbereitung.

Was ist ein Knowledge Assistant?

Ein Knowledge Assistant ist ein AI Assistant, der auf das Auffinden und Erklären von Unternehmenswissen spezialisiert ist: Produkte, Prozesse, Richtlinien, Projekte – mit Verweis auf das jeweilige Ursprungsdokument.

02 Einsatzfelder

Wo Assistenten sofort helfen.

  • 01

    Vertriebswissen

    Produktdetails, Preislogik, Einwandbehandlung, Referenzen: Antworten im Gespräch statt Rückfragen im Team.

  • 02

    Support und Service

    Lösungen aus Handbüchern, Tickets und Wissensdatenbank – mit Quellenangabe, damit die Antwort geprüft werden kann.

  • 03

    Onboarding

    Neue Kolleginnen und Kollegen finden Prozesse, Zuständigkeiten und Regeln, ohne jedes Mal nachzufragen.

  • 04

    Angebote und Ausschreibungen

    Frühere Antworten, Textbausteine und Nachweise auffindbar machen – für schnellere und konsistentere Angebote.

  • 05

    Interne Richtlinien

    Reisekosten, Datenschutz, Freigaben: Regeln dort verfügbar, wo Fragen entstehen, statt als PDF im Intranet.

  • 06

    Projektwissen

    Entscheidungen, Protokolle und Stände aus laufenden Projekten – für alle, die einsteigen oder vertreten.

03 Aufbau

Sechs Schritte zu einem Assistenten, dem man vertraut.

  1. 01

    Quellen definieren und freigeben

    Welche Dokumente, Systeme und Ablagen darf der Assistent nutzen? Was ist veraltet, was vertraulich? Freigabe vor Anbindung.

  2. 02

    Aufbereitung

    Struktur, Aktualität und Dubletten der Quellen prüfen. Ein Assistent auf chaotischen Daten liefert chaotische Antworten.

  3. 03

    Berechtigungen

    Der Assistent respektiert die Zugriffsrechte der Quellsysteme. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.

  4. 04

    Antwortqualität

    Jede Antwort verweist auf ihre Quelle. Was der Assistent nicht weiß, sagt er – statt zu raten. Das ist Teil der Konfiguration, nicht Zufall.

  5. 05

    Einbindung

    Dort, wo gearbeitet wird: im Chat-Tool, im CRM, im Intranet oder im Ticketsystem. Kein zusätzliches Fenster, das niemand öffnet.

  6. 06

    Betrieb

    Quellen aktualisieren, Feedback auswerten, Lücken schließen. Ein Assistent wird mit der Nutzung besser – wenn jemand dafür verantwortlich ist.

04 Governance

Regeln, die nicht verhandelbar sind.

  • Zugriff

    Need-to-know statt Vollzugriff. Berechtigungen kommen aus den Quellsystemen und werden nicht dupliziert.

  • Protokoll

    Anfragen und Antworten werden nachvollziehbar protokolliert – für Qualitätssicherung und Datenschutz.

  • Datenschutz

    Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wo es der Zweck erfordert. Modellwahl und Hosting folgen der Sensibilität der Daten.

  • Aktualität

    Quellen haben Verantwortliche und Prüfzyklen. Veraltete Informationen werden als solche markiert oder entfernt.

05 Weiter

Vom Assistenten zum Agenten.

Wenn der Assistent zuverlässig antwortet, ist der nächste Schritt oft, ihn handeln zu lassen: Vorgänge vorbereiten, Einträge vorschlagen, Aufgaben anlegen. Das ist der Übergang zum AI Agent – mit denselben Regeln und zusätzlichen Freigaben.

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06 FAQ

Häufige Fragen zu AI Assistants

Wie verhindert der Assistent falsche Antworten?

Durch drei Mechanismen: Er antwortet ausschließlich auf Basis freigegebener Quellen, er nennt die Quelle zu jeder Antwort, und er ist so konfiguriert, dass er Unbekanntes als unbekannt markiert. Zusätzlich werten wir Rückmeldungen aus und schließen Lücken in den Quellen.

Müssen wir unsere Dokumente vorher aufräumen?

Teilweise. Vollständige Neuordnung ist selten nötig, aber veraltete Versionen, Dubletten und vertrauliche Inhalte müssen identifiziert werden. Das ist ein überschaubarer Schritt, der sich unabhängig vom Assistenten lohnt.

Wo laufen die Daten?

Das hängt von der Sensibilität ab. Für viele Anwendungen eignen sich Anbieter mit EU-Verarbeitung und vertraglichen Zusicherungen; für besonders vertrauliche Inhalte kommen selbst betriebene Modelle infrage. Wir beraten dazu offen und dokumentieren die Entscheidung.

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Nächster Schritt

Welche Frage wird in Ihrem Unternehmen jeden Tag mehrfach gestellt?

Genau dort beginnt ein guter Assistent. Wir zeigen Ihnen, wie er mit Ihren Quellen aussieht und welche Regeln er braucht.

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