Erstgespräch anfragen
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AI & Automation · AI Assistants

AI Assistants

Ein Assistent, der Fragen aus dem Arbeitsalltag aus Ihren eigenen Quellen beantwortet, die Quelle nennt und sagt, wenn er etwas nicht weiß. Für Vertrieb, Support, Einarbeitung und Verwaltung.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Dieselbe Frage wird jeden Tag mehrfach gestellt

    Produktdetails, Preislogik, Referenzen: Rückfragen im Team statt Antworten im Gespräch.

  • 02

    Das Wissen existiert, aber nicht im Moment der Frage

    Es liegt verstreut in Dokumenten, Angeboten, Tickets und Wikis.

  • 03

    Neue Kolleginnen und Kollegen fragen sich durch

    Prozesse, Zuständigkeiten und Regeln sind nirgends auffindbar dokumentiert.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Freigegebene Quellen mit Berechtigungen

    Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Veraltetes wird markiert oder entfernt.

  • Antworten mit Quellenangabe

    Jede Antwort ist prüfbar. Fehlendes oder unsicheres Wissen wird als solches kenntlich gemacht.

  • Betrieb mit Verantwortung

    Testfälle vor dem Start, Rückmeldungen im Betrieb, Lücken in den Quellen werden geschlossen.

03 So sieht es aus

Zwei Antworten aus dem Alltag.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Eine Antwort mit Quelle und ein Fall, in dem der Assistent sagen soll, dass er es nicht weiß.

  1. Frage

    „Welche Kündigungsfrist gilt im Rahmenvertrag mit einem Kunden aus dem öffentlichen Sektor?“

  2. Antwort

    „Drei Monate zum Quartalsende. Grundlage: Rahmenvertrag Öffentliche Auftraggeber, Fassung vom 12.03.2026, Abschnitt 8.2.“ Der Verweis führt direkt zum Dokument.

  3. Frage ohne Grundlage

    „Wie viel Rabatt können wir diesem Kunden geben?“

  4. Erwartete Antwort

    „Dazu liegt mir keine freigegebene Quelle vor. In den hinterlegten Dokumenten gibt es keine Rabattregel für diesen Vertragstyp.“ Statt einer plausibel klingenden Zahl.

  5. Berechtigungen

    Fragt jemand ohne Zugriff auf Vertragsunterlagen dasselbe, antwortet der Assistent nicht aus dem Vertrag, sondern verweist auf die zuständige Stelle.

  6. Grenze

    Quellenbindung, Tests und Stichproben senken das Fehlerrisiko deutlich. Ausschließen lassen sich falsche Antworten damit nicht.

Der zweite und der letzte Punkt sind die entscheidenden. Ein Assistent, der nie „weiß ich nicht“ sagt, ist kein guter Assistent.

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Wissen liegt verstreut, und dieselben Fragen werden immer wieder beantwortet.

Was ein erster Schritt liefert

Ein Assistent auf einem abgegrenzten, freigegebenen Wissensbestand, der Antworten mit Quellenangabe liefert.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Eine Auswahl aktueller Dokumente, Ihr Berechtigungskonzept und typische Fragen aus dem Alltag.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Definition

Assistenten, die Quellen nennen.

Was ist ein AI Assistant im Unternehmen?

Ein AI Assistant im Unternehmen ist ein KI-System, das Fragen aus dem Arbeitsalltag auf Basis freigegebener Unternehmensquellen beantwortet und bei Aufgaben unterstützt, mit Quellenangabe, unter Beachtung der Zugriffsrechte und mit der Fähigkeit, Unbekanntes als unbekannt zu benennen.

Der Unterschied zu einem allgemeinen Chat-Assistenten liegt in der Verankerung: Antworten entstehen aus Ihren Dokumenten, Ihrem CRM und Ihren Systemen, nicht aus dem Internet. Das macht ihn verlässlich und erfordert Vorbereitung.

Was ist ein Knowledge Assistant?

Ein Knowledge Assistant ist ein AI Assistant, der auf das Auffinden und Erklären von Unternehmenswissen spezialisiert ist: Produkte, Prozesse, Richtlinien, Projekte, mit Verweis auf das jeweilige Ursprungsdokument.

05 Einsatzfelder

Wo Assistenten sofort helfen.

  • 01

    Vertriebswissen

    Produktdetails, Preislogik, Einwandbehandlung, Referenzen: Antworten im Gespräch statt Rückfragen im Team.

  • 02

    Support und Service

    Lösungen aus Handbüchern, Tickets und Wissensdatenbank, mit Quellenangabe, damit die Antwort geprüft werden kann.

  • 03

    Onboarding

    Neue Kolleginnen und Kollegen finden Prozesse, Zuständigkeiten und Regeln, ohne jedes Mal nachzufragen.

  • 04

    Angebote und Ausschreibungen

    Frühere Antworten, Textbausteine und Nachweise auffindbar machen, für schnellere und konsistentere Angebote.

  • 05

    Interne Richtlinien

    Reisekosten, Datenschutz, Freigaben: Regeln dort verfügbar, wo Fragen entstehen, statt als PDF im Intranet.

  • 06

    Projektwissen

    Entscheidungen, Protokolle und Stände aus laufenden Projekten, für alle, die einsteigen oder vertreten.

06 Aufbau

Sechs Schritte zu einem Assistenten, dem man vertraut.

  1. 01

    Quellen definieren und freigeben

    Welche Dokumente, Systeme und Ablagen darf der Assistent nutzen? Was ist veraltet, was vertraulich? Freigabe vor Anbindung.

  2. 02

    Aufbereitung

    Struktur, Aktualität und Dubletten der Quellen prüfen. Ein Assistent auf chaotischen Daten liefert chaotische Antworten.

  3. 03

    Berechtigungen

    Der Assistent respektiert die Zugriffsrechte der Quellsysteme. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.

  4. 04

    Antwortqualität

    Antworten verweisen auf die verwendete Quelle, und der Assistent soll fehlendes oder unsicheres Wissen kenntlich machen. Quellenbindung, Testfälle und Stichproben senken das Fehlerrisiko, ausschließen lassen sich falsche Antworten nicht.

  5. 05

    Einbindung

    Dort, wo gearbeitet wird: im Chat-Tool, im CRM, im Intranet oder im Ticketsystem. Kein zusätzliches Fenster, das niemand öffnet.

  6. 06

    Betrieb

    Quellen aktualisieren, Feedback auswerten, Lücken schließen. Ein Assistent wird mit der Nutzung besser, wenn jemand dafür verantwortlich ist.

07 Governance

Regeln, die nicht verhandelbar sind.

  • Zugriff

    Need-to-know statt Vollzugriff. Berechtigungen kommen aus den Quellsystemen und werden nicht dupliziert.

  • Protokoll

    Anfragen und Antworten werden nachvollziehbar protokolliert, für Qualitätssicherung und Datenschutz.

  • Datenschutz

    Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wo es der Zweck erfordert. Modellwahl und Hosting folgen der Sensibilität der Daten.

  • Aktualität

    Quellen haben Verantwortliche und Prüfzyklen. Veraltete Informationen werden als solche markiert oder entfernt.

08 Weiter

Vom Assistenten zum Agenten.

Wenn der Assistent zuverlässig antwortet, ist der nächste Schritt oft, ihn handeln zu lassen: Vorgänge vorbereiten, Einträge vorschlagen, Aufgaben anlegen. Das ist der Übergang zum AI Agent, mit denselben Regeln und zusätzlichen Freigaben.

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09 FAQ

Häufige Fragen zu AI Assistants

Wie reduziert FIOXX das Risiko falscher Antworten?

Über mehrere Maßnahmen, die zusammenwirken: Der Assistent antwortet ausschließlich auf Basis freigegebener Quellen und nennt die verwendete Quelle. Er ist so konfiguriert, dass er fehlendes oder unsicheres Wissen kenntlich macht. Berechtigungen begrenzen, welche Quellen für wen zugänglich sind. Vor dem Start prüfen wir Testfälle, deren richtige Antwort wir kennen, und im Betrieb werten wir Rückmeldungen aus und schließen Lücken in den Quellen.

Vollständig ausschließen lässt sich eine falsche Antwort damit nicht. Deshalb gehören Stichproben und ein einfacher Weg, eine Antwort zu melden, für uns zum Betrieb dazu, nicht nur zur Einführung.

Müssen wir unsere Dokumente vorher aufräumen?

Teilweise. Vollständige Neuordnung ist selten nötig, aber veraltete Versionen, Dubletten und vertrauliche Inhalte müssen identifiziert werden. Das ist ein überschaubarer Schritt, der sich unabhängig vom Assistenten lohnt.

Wo laufen die Daten?

Das hängt von der Sensibilität ab. Für viele Anwendungen eignen sich Anbieter mit EU-Verarbeitung und vertraglichen Zusicherungen; für besonders vertrauliche Inhalte kommen selbst betriebene Modelle infrage. Wir beraten dazu offen und dokumentieren die Entscheidung.

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Nächster Schritt

Welche Frage wird in Ihrem Unternehmen jeden Tag mehrfach gestellt?

Genau dort beginnt ein guter Assistent. Wir zeigen Ihnen, wie er mit Ihren Quellen aussieht und welche Regeln er braucht.

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