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Software & Systems · CRM/ERP-Integration

CRM- & ERP-Integration

Kunden, Aufträge und Stammdaten in CRM und ERP auf einem Stand, ohne Doppelerfassung. Mit klaren Regeln, wer welche Daten führt, und einer Warteschlange für alles, was nicht passt.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Kundendaten werden doppelt erfasst

    Dieselbe Kundennummer existiert in drei Varianten, und niemand weiß, welche stimmt.

  • 02

    Der Vertrieb kennt den Zahlungsstatus nicht

    Und die Buchhaltung kennt den Ansprechpartner nicht. Rückfragen zwischen Abteilungen sind Alltag.

  • 03

    Gewonnene Aufträge werden neu eingetippt

    Positionen, Preise und Termine wandern von Hand aus dem Angebot ins ERP, mit Fehlern.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Eine Datenführung je Objekt

    Festgelegt, welches System Kunden, Kontakte, Aufträge, Preise und Rechnungen führt. Zwei führende Systeme gibt es nicht.

  • Eine dokumentierte Feldzuordnung mit Regeln

    Richtung, Auslöser und Vorrang bei Konflikten sind beschrieben, nicht improvisiert.

  • Fehlerbehandlung und Überwachung

    Fehlende Pflichtfelder, doppelte Nummern und nicht erreichbare Systeme landen in einer Warteschlange mit Benachrichtigung, nie im Nichts.

03 So sieht es aus

Ein Feldmapping mit Konfliktregel.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Vor jeder Synchronisation steht die Frage, welches System bei Widerspruch gewinnt.

Objekt / FeldFührendes SystemRichtungAuslöserKonfliktregel
Unternehmen · Name, AnschriftERPERP → CRMÄnderung im ERPERP überschreibt; CRM-Änderung wird protokolliert
Unternehmen · Branche, SegmentCRMCRM → ERPÄnderung im CRMCRM überschreibt
Kontakt · E-Mail, TelefonCRMCRM → ERPÄnderung im CRMCRM überschreibt; leere Werte überschreiben nie
Kunde · Zahlungsziel, KreditlimitERPERP → CRM (nur lesen)Nächtlicher AbgleichIm CRM nicht änderbar
Auftrag · StatusERPERP → CRMStatuswechsel im ERPERP überschreibt

Leere Werte überschreiben nie gefüllte. Ohne diese Regel löscht die erste unvollständige Synchronisation gepflegte Daten.

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Dieselben Daten werden in zwei Systemen gepflegt, und niemand weiß sicher, welches führt.

Was ein erster Schritt liefert

Ein Feldmapping mit führendem System, Richtung, Auslöser und Konfliktregel je Objekt.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Zugänge zu beiden Systemen, Beispieldatensätze und eine Entscheidung, welches System bei Konflikten gewinnt.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Warum

Zwei Systeme, ein Datenstand.

Warum sollten CRM und ERP integriert sein?

Weil Vertrieb und Abwicklung dieselben Kunden, Produkte und Aufträge betreffen: Ohne Integration entstehen doppelte Erfassung, abweichende Daten, Rückfragen zwischen Abteilungen und Fehler in Angeboten und Rechnungen.

Die Symptome kennen die meisten Unternehmen: Der Vertrieb kennt den Zahlungsstatus nicht, die Buchhaltung kennt den Ansprechpartner nicht, und die Kundennummer existiert in drei Varianten. Eine Integration löst das nicht durch Technik allein, sondern durch klare Regeln, die die Technik dann durchsetzt.

05 Datenobjekte

Wer führt welche Daten?

Die wichtigste Frage jeder Integration. Eine typische Aufteilung, im Projekt an Ihre Systeme angepasst.

  • ERP führt Stammdaten

    Kunden und Accounts

    Kundennummer, Adresse, Konditionen entstehen im ERP und werden ins CRM gespiegelt. Oder das CRM legt an und das ERP bestätigt. Die Richtung muss eindeutig sein.

  • CRM führt

    Kontakte

    Ansprechpartner, Rollen und Kommunikation leben im CRM; das ERP erhält, was für Abwicklung und Rechnung nötig ist.

  • Übergabe beim Abschluss

    Angebote und Aufträge

    Ein gewonnener Deal wird zum Auftrag, mit Positionen, Preisen und Terminen, ohne Neuerfassung.

  • ERP führt

    Produkte und Preise

    Artikel, Preislisten und Verfügbarkeiten stammen aus dem ERP und stehen dem Vertrieb aktuell im CRM zur Verfügung.

  • ERP führt

    Rechnungen und Zahlungsstatus

    Der Vertrieb sieht offene Posten und Zahlungsverhalten im CRM, wichtig für Gespräche und Erweiterungen.

  • Je nach System

    Service und Tickets

    Reklamationen, Serviceaufträge und Vertragsdaten werden dort geführt, wo sie bearbeitet werden, und den anderen Systemen sichtbar gemacht.

06 Vorgehen

So baut FIOXX eine Integration.

  1. 01

    Datenobjekte und Führung

    Für jedes Objekt wird festgelegt, welches System führend ist. Zwei führende Systeme für dieselben Daten sind die häufigste Ursache für Chaos.

  2. 02

    Feldzuordnung

    Welches Feld entspricht welchem? Wo unterscheiden sich Formate, Pflichtangaben und Wertelisten? Die Zuordnung wird dokumentiert, nicht improvisiert.

  3. 03

    Richtung und Auslöser

    Wann fließen Daten: bei Änderung, beim Abschluss, nachts im Batch? In welche Richtung? Mit welcher Priorität bei Konflikten?

  4. 04

    Fehlerbehandlung

    Was passiert bei fehlenden Pflichtfeldern, doppelten Kundennummern oder nicht erreichbaren Systemen? Fehler landen in einer Warteschlange mit Benachrichtigung, nie im Nichts.

  5. 05

    Monitoring

    Durchsatz, Fehlerquote und Latenz sind sichtbar. Eine Integration, die still ausfällt, ist gefährlicher als keine.

  6. 06

    Betrieb und Änderungen

    Systeme ändern sich: Updates, neue Felder, neue Prozesse. Die Integration ist versioniert und dokumentiert, damit Änderungen kontrolliert bleiben.

07 Optionen

Konnektor, Plattform oder eigener Dienst?

  • 01

    Native Konnektoren

    Wenn CRM und ERP einander bereits kennen, ist der Standardkonnektor oft die beste Wahl, solange er den Prozess abbildet und nicht nur die Demo.

  • 02

    Integrationsplattform

    Für mehrere Systeme mit überschaubarer Logik: schnell aufgesetzt, gut überwachbar, aber mit Grenzen bei Datenvolumen und Sonderfällen.

  • 03

    Eigener Integrationsdienst

    Wenn Logik, Volumen oder Sicherheit den Standard sprengen: ein schlanker, dokumentierter Dienst, der Ihnen gehört und genau das tut, was der Prozess braucht.

08 Weiter

Integration als Grundlage für Automatisierung.

Sobald CRM und ERP verbunden sind, werden Prozesse möglich, die vorher an der Systemgrenze scheiterten: automatische Auftragsanlage nach Abschluss, Zahlungsstatus im Vertriebsgespräch, Dokumentenautomatisierung über beide Systeme hinweg. Die Integration ist selten das Ziel, aber fast immer die Voraussetzung.

Prozessautomatisierung Revenue Operations

09 FAQ

Häufige Fragen zur CRM- und ERP-Integration

Welches System sollte führend sein: CRM oder ERP?

Das entscheidet sich je Datenobjekt, nicht global. Typisch: Das ERP führt Kunden-Stammdaten, Produkte, Preise und Rechnungen; das CRM führt Kontakte, Aktivitäten und Chancen. Beim Übergang vom gewonnenen Deal zum Auftrag wechselt die Führung. Diese Regeln zu klären ist der wichtigste Teil des Projekts.

Unsere Daten sind in beiden Systemen unterschiedlich. Was zuerst?

Bereinigen, bevor synchronisiert wird. Eine Integration auf inkonsistenten Daten verteilt die Inkonsistenz nur schneller. Wir starten mit einem Abgleich, definieren Regeln für Dubletten und Formate und synchronisieren erst, wenn ein sauberer Ausgangsstand steht.

Funktioniert das auch mit älteren ERP-Systemen?

Meist ja. Viele ältere Systeme bieten Schnittstellen, Datenbankzugriff oder Datei-Exporte. Wir wählen den robustesten Weg und kapseln ihn in einem Dienst, sodass das CRM eine saubere Schnittstelle sieht, unabhängig davon, wie das ERP intern arbeitet.

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Nächster Schritt

Wie oft werden bei Ihnen Kundendaten doppelt erfasst?

Wir analysieren Ihre Systemlandschaft, klären die Datenführung und zeigen, wie CRM und ERP ohne Doppelerfassung zusammenarbeiten.

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