Erstgespräch anfragen
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03 · AI & Automation

KI soll nicht nur antworten. Sie soll Arbeit abnehmen.

KI und Automatisierung dort, wo sie Ihrem Team Arbeit abnehmen: Vorbereitung, Dokumente, Wissen, wiederkehrende Abläufe. Mit dem Menschen als Entscheider und einem messbaren Ergebnis.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Vorarbeit kostet mehr Zeit als das Gespräch

    Recherche, Gesprächsvorbereitung und Zusammenfassungen werden von Hand erledigt, wenn überhaupt.

  • 02

    Dokumente und Anfragen werden von Hand verarbeitet

    Lesen, einordnen, abtippen, weiterleiten. Jeder Schritt einzeln harmlos, zusammen ein halber Arbeitstag.

  • 03

    Wissen ist da, aber nicht auffindbar

    Antworten stehen in Dokumenten, Tickets und Wikis, nicht im Moment der Frage.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Ein erster Anwendungsfall, der täglich vorkommt

    Klein, abgegrenzt und messbar. Erst wenn er im Alltag läuft, kommt der nächste.

  • Freigaben als Grundsatz

    Vorschlag, Freigabe, Ausführung. Bei Zusagen, Zahlungen und Kommunikation nach außen prüft immer ein Mensch.

  • Integration in Ihre Systeme

    KI läuft in CRM, ERP, E-Mail und Ablage, nicht in einem zusätzlichen Werkzeug, das niemand öffnet.

03 So sieht es aus

Ein abgegrenzter Auftrag.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Ein Agent ist so gut wie seine Grenzen. Dieser bereitet die CRM-Pflege vor und darf nach außen nichts tun.

ElementFestlegung
AuftragZu einem Vorgang die fehlenden Firmenangaben ergänzen und den Stand zusammenfassen
WerkzeugeLesezugriff auf CRM und freigegebene Firmendatenquelle, Schreibzugriff nur auf den Entwurfsbereich
GrenzenKeine E-Mails, keine Termine, keine Änderungen an Phase, Betrag oder Datum
AusgabeVorschlag je Feld mit Quellenangabe, dazu eine Liste der Punkte ohne belastbare Quelle
ProtokollJeder Aufruf mit Zeit, Eingabe, genutzten Quellen und Ergebnis nachvollziehbar
FreigabeDie zuständige Person übernimmt Feld für Feld, nichts wird automatisch geschrieben

Vor dem Produktivstart prüfen wir zehn Fälle, deren richtiges Ergebnis wir kennen. Bewertet wird die Übereinstimmung mit der Quelle, nicht der Eindruck der Formulierung.

Mehr zu AI Agents

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Recherche, Dokumente oder interne Abstimmung binden Kapazität, die an anderer Stelle fehlt.

Was ein erster Schritt liefert

Ein ausgewählter Ablauf, aufgezeichnet und bewertet: was Regeln übernehmen können, wo KI hilft und was bewusst beim Menschen bleibt.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Beispiele echter Vorgänge, gerne anonymisiert, und eine Person, die den Ablauf heute ausführt.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Prinzipien

KI als Werkzeug für messbare Prozessverbesserung.

Drei Grundsätze, die jedes FIOXX-Projekt prägen, vom ersten Anwendungsfall bis zum laufenden Betrieb.

  • 01

    Ergebnis vor Technologie

    Wir starten beim Prozess und der Frage, welche Arbeit wegfallen soll, nicht beim Modell. Ob KI, klassische Automatisierung oder eine Prozessänderung die Antwort ist, entscheidet der Nutzen.

  • 02

    Der Mensch entscheidet

    KI bereitet vor, führt Routine aus und dokumentiert. Wo Entscheidungen Konsequenzen haben, etwa bei Zusagen, Zahlungen oder Kommunikation nach außen, bleibt die Freigabe beim Menschen.

  • 03

    Integration statt Insel

    KI-Funktionen laufen in den Systemen, die Sie bereits nutzen: CRM, ERP, E-Mail, Dokumentenablage. Kein zusätzliches Tool, das niemand öffnet.

05 Einsatzfelder

Wo KI im Unternehmen tatsächlich Arbeit abnimmt.

Acht Felder, in denen wir KI und Automatisierung umsetzen, jeweils mit Anbindung an Ihre Systeme.

  • Ausführung

    AI Agents

    Agenten, die mehrstufige Aufgaben übernehmen: recherchieren, Daten zusammenführen, Vorschläge erzeugen und definierte Aktionen in Systemen auslösen, innerhalb klarer Grenzen.

  • Wissen

    AI Assistants

    Assistenten für Ihr Team, die Fragen zu Produkten, Prozessen und Projekten aus freigegebenen Quellen beantworten, mit Quellenangabe und Berechtigungen.

  • Prozesse

    Workflow Automation

    Abläufe, die mehrere Systeme und Personen betreffen, werden orchestriert: Auslöser, Regeln, KI-Schritte, Freigaben und Eskalationen.

  • Vertrieb

    Sales AI

    Account-Recherche, Gesprächsvorbereitung, Zusammenfassungen, Follow-up-Entwürfe und CRM-Anreicherung, die vorbereitende Arbeit im Vertrieb.

  • Dokumente

    Document Automation

    Eingehende Dokumente lesen und klassifizieren, Daten extrahieren und prüfen, ausgehende Dokumente aus Systemdaten erzeugen.

  • Wissen

    Knowledge Systems

    Verstreutes Wissen strukturiert zugänglich machen: Dokumente, Wiki, Tickets und CRM als eine durchsuchbare, rechtekonforme Basis.

  • Systeme

    CRM- & ERP-Automatisierung

    Datensätze anreichern, Dubletten erkennen, Status und Aufgaben ableiten, Vorgänge zwischen CRM und ERP übertragen.

  • Marketing

    Marketing AI

    Recherche, Content-Vorbereitung und Signalauswertung für Marketing-Workflows. Unter der Marke IYOS arbeitet FIOXX genau daran.

06 Definition

Agenten, Assistenten, Automatisierung: Was ist was?

Was ist ein AI Agent?

Ein AI Agent ist eine Software, die ein Ziel verfolgt, dafür mehrere Schritte plant und ausführt, etwa Informationen sammeln, Systeme abfragen und Aktionen auslösen. Dabei arbeitet er innerhalb definierter Regeln und Freigaben.

Der Unterschied zu einem Chatbot: Ein Agent wartet nicht auf die nächste Frage, sondern arbeitet einen Auftrag ab. Der Unterschied zu klassischer Automatisierung: Er kann mit unstrukturierten Eingaben umgehen und Zwischenschritte selbst ableiten. Mehr zu AI Agents

Was ist ein AI Assistant?

Ein AI Assistant beantwortet Fragen und unterstützt bei Aufgaben auf Basis freigegebener Unternehmensquellen, mit Quellenangabe, Berechtigungen und der Ehrlichkeit, Unbekanntes als unbekannt zu markieren.

Typische Einsätze sind Wissensfragen im Vertrieb und Support, Onboarding und die Vorbereitung von Angeboten. Mehr zu AI Assistants

Was ist Workflow-Automatisierung mit KI?

Workflow-Automatisierung verbindet Auslöser, Regeln und Systeme zu einem Ablauf; KI übernimmt darin die Schritte, die Verstehen, Zusammenfassen oder Klassifizieren erfordern.

Beispiel: Ein Dokument geht ein, die KI erkennt Typ und Inhalt, das System legt den Vorgang im ERP an, ein Mensch prüft bei Abweichungen. Mehr zur Prozessautomatisierung

07 Human Approval

Wo Menschen entscheiden.

Wir bauen Freigaben nicht als Hürde ein, sondern als Design-Prinzip. Vier Muster, die sich bewährt haben.

  • 01

    Vorschlag → Freigabe → Ausführung

    Der Standardweg für alles mit Außenwirkung: Die KI erzeugt einen Vorschlag, ein Mensch prüft und gibt frei, das System führt aus und protokolliert.

  • 02

    Schwellenwerte

    Routine innerhalb definierter Grenzen läuft automatisch; Abweichungen wie ungewöhnliche Beträge, unklare Daten oder neue Fälle gehen an eine Person.

  • 03

    Vier-Augen-Prinzip

    Bei Zusagen, Verträgen, Zahlungen und externer Kommunikation prüft immer ein Mensch, unabhängig davon, wie sicher das Modell wirkt.

  • 04

    Nachvollziehbarkeit

    Jeder KI-Schritt ist protokolliert: Eingaben, Quellen, Ergebnis, Freigabe. So lässt sich jede Entscheidung später erklären.

08 Sicherheit & Governance

Grundsätze für den verantwortungsvollen Einsatz.

KI im Unternehmen braucht Regeln, bevor sie Tempo braucht. Diese Grundsätze gelten in jedem FIOXX-Projekt.

  • Datenzugriff nach Bedarf

    KI-Komponenten sehen nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Berechtigungen der Quellsysteme werden respektiert, nicht umgangen.

  • Modellwahl nach Anforderung

    Ob gehostetes Modell eines Anbieters, EU-Region oder selbst betriebenes Modell: Die Wahl folgt Datenschutz, Kosten und Qualität, je Anwendungsfall.

  • Keine Trainingsnutzung ohne Zustimmung

    Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Vertragliche Zusicherungen der Anbieter sind Teil der Auswahl.

  • Rechtlicher Rahmen

    DSGVO, Auftragsverarbeitung und die Anforderungen des EU AI Act werden je Anwendungsfall geprüft und in Architektur und Prozess berücksichtigt.

  • Messbarkeit

    Jede Automatisierung hat eine Kennzahl: gesparte Zeit, Durchlaufzeit, Fehlerquote, Reaktionszeit. Was sich nicht messen lässt, wird nicht als Erfolg verkauft.

  • Rückfallebene

    Fällt ein KI-Schritt aus oder liefert er unsichere Ergebnisse, läuft der Prozess kontrolliert manuell weiter, nie unbemerkt ins Leere.

09 AI × Software

Wenn der Anwendungsfall eigene Software braucht.

Viele KI-Anwendungen lassen sich mit vorhandenen Plattformen umsetzen. Wo Datenmengen, Schnittstellen oder Sicherheitsanforderungen darüber hinausgehen, entwickelt FIOXX die passende Software: eigene Integrationen, interne Tools oder ein Produkt. Mit IYOS zeigen wir, dass wir nicht nur beraten, sondern selbst bauen.

Software & Systems Beispiele ansehen

10 FAQ

Häufige Fragen zu KI und Automatisierung

Ersetzt KI unsere Mitarbeitenden im Vertrieb oder in der Verwaltung?

Nein. Sie übernimmt die vorbereitende, wiederkehrende und dokumentierende Arbeit, damit Mitarbeitende mehr Zeit für Gespräche, Entscheidungen und Ausnahmen haben. Die Prozesse, die wir bauen, sehen den Menschen als Entscheider vor, nicht als Fehlerkorrektur am Ende.

Welche Daten braucht ein KI-Projekt?

Weniger als oft angenommen. Für Assistenten und Automatisierungen reichen meist die vorhandenen Dokumente, CRM- und ERP-Daten. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern Zugriff, Struktur und Qualität. Datenaufbereitung ist häufig der erste Schritt.

Wie schnell ist ein erster Anwendungsfall produktiv?

Ein klar abgegrenzter Fall, etwa Gesprächszusammenfassungen ins CRM oder eine Dokumentenklassifizierung, lässt sich in kurzer Zeit umsetzen und messen. Wir starten bewusst klein, mit einem Prozess, der täglich vorkommt, und erweitern dann.

Was unterscheidet FIOXX von einer KI-Agentur?

Wir kommen aus dem operativen Vertrieb und bauen Software. Deshalb beginnen wir beim Geschäftsprozess, nicht bei der Technologie. Und wir können beides liefern: die Prozessgestaltung und die Umsetzung inklusive Integration in CRM, ERP und bestehende Systeme.

Vertiefungen zu AI & Automation

Weitere Bereiche

Nächster Schritt

Welcher Prozess kostet Ihr Team heute die meiste Zeit?

Wir prüfen gemeinsam, ob und wie KI oder Automatisierung diese Arbeit übernehmen kann und was dabei beim Menschen bleiben sollte.

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