Use Cases
Typische Einsatzszenarien.
Keine Fallstudien, keine erfundenen Zahlen: Acht Szenarien, wie sie uns in B2B-Unternehmen begegnen – mit dem Problem, dem heutigen manuellen Prozess, dem FIOXX-Ansatz, den beteiligten Systemen und dem Ergebnis, auf das wir hinarbeiten.
B2B Prospecting & Research
Klar definiertes Zielprofil, KI-gestützte Recherche und Anreicherung, Qualifizierungsregeln und saubere Übergabe ins CRM.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Wer erklärungsbedürftige Produkte verkauft, braucht die richtigen Accounts – nicht die meisten. In der Praxis werden Zielkunden aus Bauchgefühl, gekauften Listen oder alten Exporten zusammengestellt. Die Folge: viel Kontaktaufwand für Unternehmen, die nie gepasst haben.
- Heutiger manueller Prozess
- Suchen auf LinkedIn und in Firmendatenbanken, Kopieren von Firmendaten in Tabellen, manuelles Prüfen von Branche, Größe und Technologieeinsatz, Übertragen ins CRM – häufig mehrfach und mit unterschiedlichen Ständen.
- FIOXX-Ansatz
- Wir definieren gemeinsam das Ideal Customer Profile und die Qualifizierungskriterien. Anschließend bauen wir einen Recherche-Workflow, in dem KI-gestützte Suche und Datenanreicherung die Vorarbeit leisten und Regeln die Ergebnisse bewerten. Nur qualifizierte Accounts landen strukturiert im CRM – inklusive Begründung, warum sie passen.
- Mögliches Ergebnis
- Weniger Zeit in der Recherche, höhere Datenqualität und Outreach-Listen, die zum Angebot passen. Der Vertrieb startet mit Kontext statt mit einer leeren Zeile.
Lead-to-CRM Automation
Automatische Erfassung, Dublettenprüfung, Anreicherung, Routing an den richtigen Owner und sofortige Aufgabe im CRM.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Anfragen kommen über verschiedene Kanäle herein: Kontaktformular, Messe-Scans, Webinare, Partner. Ohne definierten Weg ins CRM hängt es vom Einzelnen ab, ob und wann ein Lead bearbeitet wird.
- Heutiger manueller Prozess
- Jemand liest das Postfach, legt den Kontakt manuell an, sucht nach Dubletten, entscheidet über die Zuständigkeit und informiert den Kollegen – oder vergisst einen der Schritte.
- FIOXX-Ansatz
- Wir verbinden alle Lead-Quellen mit dem CRM, prüfen Dubletten, reichern Firmendaten an und leiten den Lead nach klaren Regeln (Region, Segment, Produkt) an den zuständigen Owner. Eine Aufgabe mit Frist und Kontext sorgt dafür, dass die Reaktion nicht liegen bleibt.
- Mögliches Ergebnis
- Schnellere erste Reaktion, keine verlorenen Anfragen und ein CRM, das den tatsächlichen Stand abbildet – die Basis für verlässliches Reporting.
Sales Follow-up Automation
Follow-up-Sequenzen je Meeting-Typ, KI-gestützte Entwürfe zur Freigabe, Aufgaben und Eskalation bei Inaktivität.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Im Vertrieb erklärungsbedürftiger Produkte entscheidet oft das dritte oder vierte Follow-up. Genau diese Schritte fallen weg, wenn der Kalender voll ist und die Erinnerung im Kopf des Vertrieblers liegt.
- Heutiger manueller Prozess
- Nach dem Termin werden Notizen irgendwo abgelegt, die Nachfass-Mail wird „bei Gelegenheit“ geschrieben, Wiedervorlagen fehlen oder werden verschoben.
- FIOXX-Ansatz
- Wir definieren pro Gesprächstyp (Erstgespräch, Demo, Angebot) die nächsten Schritte und Zeitpunkte. Das CRM erzeugt automatisch Aufgaben, KI-gestützte Entwürfe bereiten die Nachricht mit Bezug auf das Gespräch vor – die Freigabe und der persönliche Ton bleiben beim Menschen. Bleibt ein Vorgang liegen, eskaliert das System.
- Mögliches Ergebnis
- Konsistente Nachverfolgung über alle Deals, kürzere Zyklen und ein Team, das sich auf Gespräche statt auf Verwaltung konzentriert.
CRM & Pipeline Automation
Phasen mit Exit-Kriterien, automatische Statuswechsel, Pflichtfelder an den richtigen Stellen und Dashboards aus echten Daten.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Wenn jede Person Phasen anders interpretiert, sagt die Pipeline wenig aus. Führungskräfte fragen nach, Vertriebler pflegen nach – und am Monatsende wird das Reporting per Hand zusammengebaut.
- Heutiger manueller Prozess
- Deals werden nach Gefühl verschoben, Abschlussdaten werden geschätzt, Auswertungen werden exportiert und in Tabellen aufbereitet.
- FIOXX-Ansatz
- Wir definieren Phasen mit klaren Ein- und Ausstiegskriterien, automatisieren Statuswechsel, wo sie aus Aktivitäten ableitbar sind, und verlangen nur die Felder, die für Steuerung und Forecast wirklich nötig sind. Dashboards greifen direkt auf das CRM zu.
- Mögliches Ergebnis
- Ein Forecast, dem man vertrauen kann, weniger Rückfragen im Team und Reporting, das ohne Nacharbeit entsteht.
AI Knowledge Assistants
Ein Assistent mit Zugriff auf freigegebene Quellen, der Antworten mit Quellenangabe liefert – mit Rechtekonzept.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Die Frage „Wie war das nochmal bei …?“ kostet jeden Tag Zeit – bei der Angebotserstellung, im Kundengespräch, im Support. Das Wissen existiert, ist aber nicht in der Situation verfügbar, in der es gebraucht wird.
- Heutiger manueller Prozess
- Kollegen fragen, Ordner durchsuchen, alte E-Mails öffnen, Dokumentversionen vergleichen.
- FIOXX-Ansatz
- Wir bauen einen internen Assistenten, der ausschließlich auf freigegebene Quellen zugreift, Antworten mit Verweis auf das Ursprungsdokument liefert und Berechtigungen respektiert. Was der Assistent nicht weiß, sagt er – statt zu raten.
- Mögliches Ergebnis
- Wissen wird dort verfügbar, wo gearbeitet wird. Antworten sind nachvollziehbar, und Expertenwissen hängt weniger an einzelnen Personen.
ERP / CRM Data Synchronisation
Integrationsschicht mit definierten Feldregeln, Synchronisationsrichtung, Fehlerbehandlung und Monitoring.
Beteiligte Systeme
- Problem
- CRM und ERP wachsen getrennt: Der Vertrieb pflegt Kontakte und Chancen, die Abwicklung Kunden, Aufträge und Rechnungen. Ohne Integration entstehen abweichende Adressen, doppelte Kundennummern und Rückfragen zwischen Abteilungen.
- Heutiger manueller Prozess
- Daten werden beim Auftragseingang neu erfasst, Änderungen per E-Mail weitergegeben, Exporte gegeneinander abgeglichen.
- FIOXX-Ansatz
- Wir legen fest, welches System für welche Daten führend ist, definieren Feldzuordnungen und Regeln und bauen eine überwachte Integration mit sauberer Fehlerbehandlung – ob über Standard-Schnittstellen, APIs oder eine schlanke Middleware.
- Mögliches Ergebnis
- Weniger Fehler in Angeboten und Rechnungen, weniger manuelle Abstimmung und eine verlässliche Grundlage für Reporting über den gesamten Kundenlebenszyklus.
Document & Administrative Automation
Dokumentenerkennung und -verarbeitung, Vorlagen aus CRM-/ERP-Daten und definierte Freigabeschritte.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Administrative Arbeit rund um Dokumente ist selten wertschöpfend, aber unvermeidbar: Angebote zusammenstellen, Bestellungen erfassen, Rechnungen prüfen, Unterlagen ablegen. Sie bindet Kapazität, die im Kundenkontakt fehlt.
- Heutiger manueller Prozess
- Daten aus PDFs abtippen, Vorlagen per Copy-Paste befüllen, Dokumente in Ordnern und Mailanhängen ablegen, Freigaben per Zuruf.
- FIOXX-Ansatz
- Wir automatisieren Erkennung und Extraktion aus eingehenden Dokumenten, erzeugen ausgehende Dokumente direkt aus CRM- und ERP-Daten und bauen Freigabeschritte dort ein, wo Menschen entscheiden müssen. Alles bleibt nachvollziehbar.
- Mögliches Ergebnis
- Schnellere Durchlaufzeiten von der Anfrage bis zur Rechnung, weniger Übertragungsfehler und Dokumente, die immer auf aktuellen Daten basieren.
Marketing & LinkedIn Workflows
Strukturierter Content-Workflow, Erfassung von Engagement-Signalen und Übergabe qualifizierter Kontakte an den Vertrieb.
Beteiligte Systeme
- Problem
- Auf LinkedIn entstehen täglich Signale: Reaktionen, Kommentare, Profilbesuche, Follower aus Zielunternehmen. Ohne Prozess bleiben sie in der Plattform stecken und erreichen den Vertrieb nie.
- Heutiger manueller Prozess
- Beiträge werden ad hoc veröffentlicht, Reaktionen manuell gesichtet, interessante Kontakte – wenn überhaupt – per Hand ins CRM übertragen.
- FIOXX-Ansatz
- Wir strukturieren Planung und Produktion von Inhalten, erfassen relevante Engagement-Signale systematisch, bewerten sie nach dem Zielprofil und übergeben qualifizierte Kontakte mit Kontext an den Vertrieb. Mit IYOS entwickelt FIOXX zusätzlich ein eigenes AI-Produkt für LinkedIn-Marketing.
- Mögliches Ergebnis
- Ein Marketing, das messbar zur Pipeline beiträgt, und ein Vertrieb, der auf warme Signale statt auf kalte Listen reagiert.
Ihr Szenario fehlt?
Die meisten Projekte beginnen mit einem Prozess, der nicht in diese Liste passt.
Nächster Schritt
Was wäre möglich, wenn Vertrieb und Technologie als ein System arbeiten?
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