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AI & Automation · Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung

Dokumente verarbeiten, Daten übertragen, Vorgänge auslösen: Abläufe, die heute über Postfach und Tabelle laufen, übernimmt ein System. Ausnahmen landen sichtbar bei einem Menschen.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Bestellungen und Rechnungen werden abgetippt

    Aus E-Mail, PDF oder Portal ins ERP, jeden Tag, mit den Fehlern, die dabei entstehen.

  • 02

    Anfragen und Tickets werden per Hand verteilt

    Einordnen, priorisieren, zuweisen, Rückfragen stellen. Bis dahin wartet der Kunde.

  • 03

    Einarbeitung und Onboarding laufen über Checklisten

    Daten erfassen, Systeme anlegen, Aufgaben verteilen, Fortschritt in Excel verfolgen.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Der Ablauf, wie er wirklich ist

    Dokumentiert mit den Menschen, die ihn ausführen, inklusive der Ausnahmen, die in keinem Handbuch stehen.

  • Ein Automatisierungsgrad je Schritt

    Assistiert, teil- oder vollautomatisiert. KI nur dort, wo Verstehen nötig ist, sonst eine Regel.

  • Ein Betrieb mit Rückfallebene

    Warteschlange für Ausnahmen, Überwachung von Fehlern und Durchlaufzeiten, laufende Verbesserung.

03 So sieht es aus

Ein Dokumentenprozess, vorher und nachher.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Regeln übernehmen den bekannten Teil, KI den unstrukturierten, und Ausnahmen gehen an einen Menschen.

  1. Vorher

    Rechnung kommt per E-Mail. Jemand öffnet das PDF, tippt Lieferant, Nummer, Datum und Betrag in das System, legt die Datei ab und leitet zur Freigabe weiter. Rund vier Minuten je Beleg, verteilt über den Tag.

  2. Nachher · Regel

    Eingang im dafür vorgesehenen Postfach, Anhang wird abgelegt und dem Vorgang zugeordnet. Bekannte Lieferanten werden über die Absenderdomain erkannt.

  3. Nachher · KI-Schritt

    Aus dem PDF werden Nummer, Datum, Betrag und Positionen ausgelesen, auch bei wechselndem Layout. Jeder Wert bekommt eine Sicherheitsangabe.

  4. Nachher · Prüfung

    Stimmen Betrag und Bestellbezug mit der Bestellung überein, läuft der Beleg weiter. Weicht etwas ab oder ist ein Wert unsicher, stoppt der Vorgang.

  5. Ausnahme

    Unbekannter Lieferant, fehlender Bestellbezug oder unsichere Erkennung: Der Beleg landet mit Hinweis in einer benannten Warteschlange, nicht im Nichts.

  6. Freigabe

    Die Zahlungsfreigabe bleibt unverändert bei den berechtigten Personen. Automatisiert wird die Vorbereitung, nicht die Entscheidung.

Der Nutzen entsteht bei den gleichförmigen Belegen. Alles, was davon abweicht, soll sichtbar auf dem Tisch landen statt im Nichts. Genau dafür ist die Warteschlange da.

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Ein Vorgang läuft regelmäßig über mehrere Hände, Systeme oder Tabellen.

Was ein erster Schritt liefert

Ein automatisierter Ablauf für einen Vorgangstyp, produktiv nutzbar und mit definierter Ausnahmebehandlung.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Beispielbelege oder -dokumente, die geltenden Regeln und Zugriff auf die Zielsysteme.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Definition

Prozessautomatisierung mit und ohne KI.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist die Ausführung eines Geschäftsablaufs durch Software: Auslöser erkennen, Daten verarbeiten, Systeme aktualisieren und Beteiligte einbinden, nach definierten Regeln und mit Ausnahmen, die an Menschen gehen.

Regeln und Parser kommen weit: Auch E-Mails, PDFs und bekannte Dokumentformate lassen sich damit verarbeiten, solange Aufbau und Formulierungen einigermaßen gleich bleiben. Aufwendig wird es, wenn Formate stark schwanken, Freitext interpretiert oder Inhalte klassifiziert werden müssen. Genau dort ist KI die begründete Ergänzung, nicht als Ersatz für saubere Regeln.

Wo hilft KI in der Prozessautomatisierung?

KI übernimmt die Schritte, die Verstehen erfordern: Dokumente lesen, Inhalte klassifizieren, Daten extrahieren, Anfragen zusammenfassen. Die Ausführung bleibt regelbasiert und nachvollziehbar.

Das Ergebnis ist ein Prozess, der unstrukturierte Eingaben verarbeiten kann, ohne unberechenbar zu werden: KI am Eingang, Regeln in der Mitte, Menschen bei Ausnahmen und Freigaben.

05 Typische Prozesse

Sechs Abläufe, die wir regelmäßig automatisieren.

  • 01

    Auftragseingang

    Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Portal erkennen, Positionen extrahieren, gegen Stammdaten prüfen und im ERP anlegen, mit Freigabe bei Abweichungen.

  • 02

    Rechnungsprüfung

    Eingangsrechnungen lesen, mit Bestellung und Lieferung abgleichen, Prüfschritte vorbereiten, Zahlungsfreigabe beim Menschen.

  • 03

    Onboarding

    Neue Kunden oder Mitarbeitende: Daten erfassen, Systeme anlegen, Aufgaben verteilen, Fortschritt überwachen, ohne Checkliste in Excel.

  • 04

    Angebotserstellung

    Aus CRM-Daten und Vorlagen ein Angebot erzeugen, Preise und Konditionen prüfen lassen, Versand nach Freigabe.

  • 05

    Reklamationen und Tickets

    Eingang klassifizieren, priorisieren, Informationen nachfordern, Vorgang dem richtigen Team zuweisen und den Kunden informieren.

  • 06

    Berichtserstellung

    Wiederkehrende Berichte aus Systemdaten zusammenstellen, Auffälligkeiten markieren, Entwurf zur Prüfung vorlegen.

06 Automatisierungsgrad

Nicht alles vollautomatisch, aber alles bewusst.

Der richtige Grad hängt von Häufigkeit, Risiko und Variabilität ab. Wir legen ihn je Prozessschritt fest.

  • Stufe 1

    Assistiert

    Das System bereitet vor, der Mensch führt aus. Sinnvoll bei seltenen oder sehr variablen Vorgängen.

  • Stufe 2

    Teilautomatisiert

    Routinefälle laufen automatisch, Ausnahmen gehen an eine Person. Der häufigste und wirtschaftlichste Grad.

  • Stufe 3

    Vollautomatisiert mit Kontrolle

    Der Prozess läuft ohne Eingriff, wird aber überwacht und stichprobenartig geprüft. Nur bei klar definierten, risikoarmen Abläufen.

07 Vorgehen

Vom Ablauf zum Betrieb.

  1. 01

    Prozess aufnehmen

    Wir dokumentieren den Ablauf mit den Menschen, die ihn ausführen, inklusive der inoffiziellen Schritte, die in keinem Handbuch stehen.

  2. 02

    Varianten und Ausnahmen

    Welche Fälle kommen wie oft vor? Was passiert bei fehlenden Daten, Sonderwünschen, Fehlern? Ausnahmen bestimmen den Aufwand, nicht der Normalfall.

  3. 03

    Automatisierungsgrad festlegen

    Je Prozessschritt entscheiden wir: assistiert, teil- oder vollautomatisiert. Und wo KI nötig ist oder eine Regel reicht.

  4. 04

    Bauen

    Auf einer Automatisierungsplattform, im bestehenden System oder als eigener Dienst, je nach Anforderung an Daten, Sicherheit und Betrieb.

  5. 05

    Testen mit echten Fällen

    Der Ablauf läuft parallel zum bisherigen Prozess auf realen Vorgängen. Erst wenn Ergebnisse und Ausnahmen stimmen, wird umgeschaltet.

  6. 06

    Betrieb und Monitoring

    Fehlerfälle, Durchlaufzeiten und Eingriffe werden überwacht. Der Prozess wird laufend verbessert. Automatisierung ist kein Zustand, sondern ein Betrieb.

08 Weiter

Prozesse enden nicht an Systemgrenzen.

Die meisten Abläufe berühren mehrere Systeme. Deshalb gehört zur Prozessautomatisierung häufig eine Integration zwischen CRM, ERP und Fachanwendungen und für Schritte, die Recherche oder Vorbereitung erfordern, ein AI Agent.

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09 FAQ

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Welche Prozesse eignen sich zuerst?

Häufig vorkommende, klar beschreibbare Abläufe mit spürbarem Aufwand, etwa Auftragseingang, Rechnungsprüfung oder Ticket-Triage. Sie liefern schnell messbare Ergebnisse und bauen Vertrauen für komplexere Prozesse auf.

Braucht jede Automatisierung KI?

Nein. Viele Prozesse lassen sich mit Regeln und Schnittstellen automatisieren. KI kommt dort ins Spiel, wo Eingaben unstrukturiert sind, also E-Mails, Dokumente oder Freitext, oder wo Klassifizieren und Zusammenfassen gefragt ist. Wir setzen KI ein, wenn sie den Unterschied macht, nicht weil sie verfügbar ist.

Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?

Jeder Prozess hat eine definierte Rückfallebene: Vorgänge landen in einer Warteschlange oder gehen kontrolliert an eine Person, sichtbar und nicht ins Leere. Monitoring macht Ausfälle sichtbar und unterstützt eine schnelle Reaktion.

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Nächster Schritt

Welcher Prozess läuft bei Ihnen noch über Postfach und Tabelle?

Nennen Sie uns einen konkreten Ablauf. Wir zeigen, welcher Automatisierungsgrad sinnvoll ist und was er im Alltag verändert.

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