AI & Automation · Prozessautomatisierung
Dokumente verarbeiten, Daten übertragen, Vorgänge auslösen: Workflow- und Prozessautomatisierung mit KI dort, wo sie Zeit spart, Fehler reduziert und Durchlaufzeiten verkürzt – mit dem Menschen an den entscheidenden Stellen.
01 Definition
Prozessautomatisierung ist die Ausführung eines Geschäftsablaufs durch Software: Auslöser erkennen, Daten verarbeiten, Systeme aktualisieren und Beteiligte einbinden – nach definierten Regeln und mit Ausnahmen, die an Menschen gehen.
Klassische Automatisierung funktioniert, solange Eingaben strukturiert sind. Sobald E-Mails, PDFs, Freitext oder unterschiedliche Formate ins Spiel kommen, endet sie – und Menschen tippen ab. Genau hier setzt KI an.
KI übernimmt die Schritte, die Verstehen erfordern: Dokumente lesen, Inhalte klassifizieren, Daten extrahieren, Anfragen zusammenfassen. Die Ausführung bleibt regelbasiert und nachvollziehbar.
Das Ergebnis ist ein Prozess, der unstrukturierte Eingaben verarbeiten kann, ohne unberechenbar zu werden: KI am Eingang, Regeln in der Mitte, Menschen bei Ausnahmen und Freigaben.
02 Typische Prozesse
Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Portal erkennen, Positionen extrahieren, gegen Stammdaten prüfen und im ERP anlegen – mit Freigabe bei Abweichungen.
Eingangsrechnungen lesen, mit Bestellung und Lieferung abgleichen, Prüfschritte vorbereiten, Zahlungsfreigabe beim Menschen.
Neue Kunden oder Mitarbeitende: Daten erfassen, Systeme anlegen, Aufgaben verteilen, Fortschritt überwachen – ohne Checkliste in Excel.
Aus CRM-Daten und Vorlagen ein Angebot erzeugen, Preise und Konditionen prüfen lassen, Versand nach Freigabe.
Eingang klassifizieren, priorisieren, Informationen nachfordern, Vorgang dem richtigen Team zuweisen und den Kunden informieren.
Wiederkehrende Berichte aus Systemdaten zusammenstellen, Auffälligkeiten markieren, Entwurf zur Prüfung vorlegen.
03 Automatisierungsgrad
Der richtige Grad hängt von Häufigkeit, Risiko und Variabilität ab. Wir legen ihn je Prozessschritt fest.
Das System bereitet vor, der Mensch führt aus. Sinnvoll bei seltenen oder sehr variablen Vorgängen.
Routinefälle laufen automatisch, Ausnahmen gehen an eine Person. Der häufigste und wirtschaftlichste Grad.
Der Prozess läuft ohne Eingriff, wird aber überwacht und stichprobenartig geprüft. Nur bei klar definierten, risikoarmen Abläufen.
04 Vorgehen
Wir dokumentieren den Ablauf mit den Menschen, die ihn ausführen – inklusive der inoffiziellen Schritte, die in keinem Handbuch stehen.
Welche Fälle kommen wie oft vor? Was passiert bei fehlenden Daten, Sonderwünschen, Fehlern? Ausnahmen bestimmen den Aufwand, nicht der Normalfall.
Je Prozessschritt entscheiden wir: assistiert, teil- oder vollautomatisiert. Und wo KI nötig ist – oder eine Regel reicht.
Auf einer Automatisierungsplattform, im bestehenden System oder als eigener Dienst – je nach Anforderung an Daten, Sicherheit und Betrieb.
Der Ablauf läuft parallel zum bisherigen Prozess auf realen Vorgängen. Erst wenn Ergebnisse und Ausnahmen stimmen, wird umgeschaltet.
Fehlerfälle, Durchlaufzeiten und Eingriffe werden überwacht. Der Prozess wird laufend verbessert – Automatisierung ist kein Zustand, sondern ein Betrieb.
05 Weiter
Die meisten Abläufe berühren mehrere Systeme. Deshalb gehört zur Prozessautomatisierung häufig eine Integration zwischen CRM, ERP und Fachanwendungen – und für Schritte, die Recherche oder Vorbereitung erfordern, ein AI Agent.
06 FAQ
Häufig vorkommende, klar beschreibbare Abläufe mit spürbarem Aufwand – etwa Auftragseingang, Rechnungsprüfung oder Ticket-Triage. Sie liefern schnell messbare Ergebnisse und bauen Vertrauen für komplexere Prozesse auf.
Nein. Viele Prozesse lassen sich mit Regeln und Schnittstellen automatisieren. KI kommt dort ins Spiel, wo Eingaben unstrukturiert sind – E-Mails, Dokumente, Freitext – oder wo Klassifizieren und Zusammenfassen gefragt ist. Wir setzen KI ein, wenn sie den Unterschied macht, nicht weil sie verfügbar ist.
Jeder Prozess hat eine definierte Rückfallebene: Vorgänge landen in einer Warteschlange oder gehen kontrolliert an eine Person – sichtbar, nicht ins Leere. Monitoring meldet Ausfälle, bevor Kunden sie bemerken.
Nächster Schritt
Nennen Sie uns einen konkreten Ablauf. Wir zeigen, welcher Automatisierungsgrad sinnvoll ist und was er im Alltag verändert.