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Revenue Systems · CRM-Automatisierung

CRM-Automatisierung

Neue Anfragen landen bei der richtigen Person, Aufgaben entstehen von selbst, und Ihr Team sieht, was als Nächstes ansteht. Wir bauen das auf einem Datenmodell auf, das der Vertrieb versteht und deshalb auch pflegt.

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01 Woran Sie es erkennen

Passt das zu Ihrer Situation?

Drei Ausgangslagen, die wir regelmäßig sehen. Eine davon reicht.

  • 01

    Anfragen landen in Postfächern

    Wer eine neue Anfrage gesehen hat, weiß nur das Postfach. Ob jemand reagiert hat, steht nirgends.

  • 02

    Dieselbe Firma in drei Schreibweisen

    Kontakte werden von Hand angelegt, oft doppelt. Auswertungen stimmen deshalb nie ganz.

  • 03

    Aufgaben hängen am Gedächtnis Einzelner

    Wiedervorlagen stehen in privaten Kalendern. Fällt eine Person aus, bleibt der Vorgang liegen.

02 Was Sie erhalten

Drei Ergebnisse, die Sie im Alltag merken.

  • Ein Datenmodell, das der Vertrieb versteht

    Dokumentierter Feldkatalog mit Pflichtfeldern, Definitionen und Verantwortlichkeiten. Jedes Pflichtfeld begründet seinen Zweck.

  • Erfassung, Dublettenprüfung und Zuweisung

    Angebundene Anfragequellen mit Herkunftskennzeichnung. Neue Anfragen werden geprüft, ergänzt und der richtigen Person zugewiesen.

  • Aufgaben, Erinnerungen und Auswertungen

    Folgeaufgaben entstehen aus dem Status, mit Regeln für Pausen und Abbruch. Pipeline und Reaktionszeiten kommen direkt aus dem CRM.

03 So sieht es aus

Routing und Ausnahmen.

Wer bekommt welche Anfrage, und was passiert, wenn keine Regel greift? Diese Tabelle ist ein typisches Arbeitsergebnis aus dem Aufbau der Zuweisung.

Schematisches Beispiel mit fiktiven Daten

Wer bekommt welchen Lead, und was passiert, wenn keine Regel greift? Diese Tabelle beantwortet beides.

BedingungZuständigkeitAufgabeAusnahme
Bestandskunde erkannt (Domain im CRM)bisherige BetreuungHinweis statt neuem VorgangGeht allen anderen Regeln vor
Segment IndustrieVertrieb IndustrieErstkontakt bis zum nächsten WerktagKeine
Segment SoftwareVertrieb SoftwareErstkontakt bis zum nächsten WerktagKeine
Segment nicht ermittelbarWarteschlange „ungeklärt“Tägliche SichtungNach 24 Stunden Hinweis an die Vertriebsleitung
Keine Regel trifft zuWarteschlange „ungeklärt“Tägliche SichtungWird monatlich ausgewertet: häufige Fälle werden zur Regel

Die erste und die letzte Zeile sind die wichtigsten. Ohne Vorrang für Bestandskunden entstehen Doppelbetreuungen, ohne benannte Warteschlange verschwinden unklare Fälle.

Den Weg einer Anfrage ansehen

Wie starten wir?

Ioannis und Tugce Fotiou besprechen gemeinsam einen Ablauf am Schreibtisch
So beginnt jede Zusammenarbeit: mit einem konkreten Ablauf auf dem Tisch, nicht mit einem Lastenheft.

Wann es passt

Leads landen in Postfächern, Dubletten entstehen, und Aufgaben hängen am Gedächtnis Einzelner.

Was ein erster Schritt liefert

Ein schlankes Datenmodell mit Definitionen sowie automatische Erfassung, Dublettenprüfung und Routing für eine Lead-Quelle.

Was wir dafür von Ihnen brauchen

Administrativen CRM-Zugang, die Liste Ihrer Lead-Quellen und eine Entscheidung, wer welche Leads übernimmt.

Diese Zugänge und Unterlagen brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen. Für ein Erstgespräch genügt eine kurze Beschreibung Ihrer Situation.

04 Vertiefung

Sieben Bausteine in der richtigen Reihenfolge.

Für alle, die es genau wissen möchten. Die Reihenfolge ist entscheidend: Wer Sequenzen automatisiert, bevor das Datenmodell steht, automatisiert Fehler.

Was ist CRM-Automatisierung?

CRM-Automatisierung bezeichnet die regelbasierte Ausführung wiederkehrender CRM-Aufgaben durch das System statt durch manuelle Pflege: Datenerfassung, Dublettenprüfung, Zuweisung, Statuswechsel, Aufgaben, Erinnerungen und Auswertungen.

Das Ziel ist nicht ein CRM, das mehr kann, sondern ein Vertrieb, der weniger verwalten muss. Jede Automatisierung wird daran gemessen, ob sie dem Team Arbeit abnimmt und Daten verlässlicher macht. Automatisierung, die zusätzliche Pflege verlangt, ist keine.

  1. 01

    Datenmodell

    Welche Objekte gibt es (Unternehmen, Kontakte, Chancen, Aktivitäten), und welche Felder sind wirklich nötig? Wir reduzieren auf das, was Steuerung und Automatisierung brauchen. Jedes Pflichtfeld muss seinen Zweck begründen.

    FIOXX liefert Dokumentiertes Datenmodell mit Feldkatalog, Pflichtfeldern und Verantwortlichkeiten.

  2. 02

    Anfragen aus allen Quellen erfassen

    Website-Formulare, Veranstaltungslisten, Kampagnen, Partner und manuelle Eingaben werden angebunden. Keine Anfrage entsteht mehr nur in einem Postfach.

    FIOXX liefert Angebundene Quellen mit einheitlicher Struktur und Herkunftskennzeichnung.

  3. 03

    Dubletten und Anreicherung

    Beim Eingang wird geprüft, ob Unternehmen oder Kontakt bereits existieren, und der Datensatz wird um Firmendaten ergänzt. Das verhindert die dreifache Firma mit drei Schreibweisen.

    FIOXX liefert Regelwerk für Dublettenprüfung und Anreicherung, automatisch angewendet.

  4. 04

    Zuweisung

    Anfragen werden nach Region, Segment, Produkt oder Kapazität automatisch der richtigen Person zugewiesen, mit Benachrichtigung und Aufgabe. Die Reaktionszeit wird messbar.

    FIOXX liefert Zuweisungsregeln mit Ausnahmen und Eskalation bei ausbleibender Reaktion.

  5. 05

    Status und Pipeline

    Vom ersten Kontakt bis zum Kunden folgen Statuswechsel definierten Kriterien. Wo möglich, werden sie aus Aktivitäten abgeleitet statt manuell gesetzt.

    FIOXX liefert Definierte Phasen mit Ausstiegskriterien und automatisierten Übergängen.

  6. 06

    Aufgaben und Sequenzen

    Nachfassen, Wiedervorlagen und Folgeschritte entstehen automatisch aus dem Status, mit Vorlagen und KI-Entwürfen, die den Kontext des Vorgangs aufgreifen.

    FIOXX liefert Aufgabenlogik je Phase, Sequenzen mit Vorlagen, Regeln für Pausen und Abbruch.

  7. 07

    Auswertung

    Pipeline, Konversion je Phase, Zykluslänge, Aktivitäten und Reaktionszeiten, direkt aus dem CRM und auf Basis der Definitionen aus Schritt 1 und 5.

    FIOXX liefert Auswertungen für Vertrieb und Geschäftsführung, ohne manuelle Aufbereitung.

05 Fehlerbilder

Vier Fehler, die wir regelmäßig korrigieren.

  • 01

    Zu viele Felder

    Jedes zusätzliche Pflichtfeld senkt die Pflegequalität. Wer alles erfassen will, bekommt am Ende nichts Verlässliches.

  • 02

    Automatisierung vor Prozess

    Wenn niemand definiert hat, was „qualifiziert“ bedeutet, automatisiert das System Beliebigkeit, nur schneller.

  • 03

    Keine Verantwortung

    Ein CRM ohne Verantwortliche für Datenmodell und Regeln verwildert innerhalb weniger Monate.

  • 04

    Auswertung ohne Definitionen

    Berichte, die auf uneinheitlichen Phasen basieren, erzeugen Diskussionen statt Entscheidungen.

06 Weiter

CRM-Automatisierung ist der Anfang.

Wenn Erfassung, Zuweisung und Sequenzen laufen, entstehen die nächsten Hebel: Sales Automation für Anreicherung und Gesprächsvorbereitung, KI-Agenten für Recherche und Zusammenfassungen, CRM-ERP-Integration für den Weg vom Abschluss zur Abwicklung.

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07 Fragen

Häufige Fragen zur CRM-Automatisierung

Welche CRM-Systeme automatisiert FIOXX?

Die gängigen CRM-Plattformen im B2B-Umfeld mit ihren eigenen Automatisierungsfunktionen, ergänzt um Automatisierungsplattformen oder eigene Integrationen, wo der Standard nicht reicht. Die Wahl richtet sich nach Ihrem Prozess und Ihrer Systemlandschaft, nicht nach Partnerschaften.

Wie verhindern wir, dass Automatisierung Chaos erzeugt?

Durch Reihenfolge und Regeln: erst Datenmodell und Definitionen, dann Erfassung und Dubletten, dann Zuweisung, dann Sequenzen. Jede Automatisierung hat einen dokumentierten Auslöser, eine Bedingung und einen Ausnahmepfad. Und sie wird schrittweise eingeführt, mit Beobachtung im Alltag.

Wie lange dauert ein CRM-Automatisierungsprojekt?

Erste Bausteine, etwa die Erfassung mit Zuweisung, sind schnell produktiv. Ein vollständiger Aufbau vom Datenmodell bis zur Auswertung erfolgt in Etappen über einige Wochen bis Monate, je nach Zustand der Daten und Anzahl der Quellen. Wir planen so, dass jede Etappe für sich Nutzen bringt.

Was brauchen Sie von uns für ein Erstgespräch?

Eine kurze Beschreibung, wie eine neue Anfrage heute bei Ihnen läuft: wo sie ankommt, wer sie sieht, was danach passiert. Zugang zu Ihrem CRM brauchen wir erst, wenn wir gemeinsam anfangen.

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Nächster Schritt

Was passiert in Ihrem CRM, wenn heute eine neue Anfrage eingeht?

Wenn die Antwort mit „das kommt darauf an, wer …“ beginnt, lohnt sich ein Gespräch. Wir zeigen Ihnen an Ihrem Ablauf, wie der Weg von der Anfrage bis zum Nachfassen automatisch läuft.

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