Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση
Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση info@fioxx.com

Software & Systems · Διασύνδεση CRM/ERP

Διασύνδεση CRM και ERP

Πελάτες, παραγγελίες και βασικά δεδομένα σε CRM και ERP σε κοινή εικόνα, χωρίς διπλή καταχώριση. Με σαφείς κανόνες για το ποιος οδηγεί ποια δεδομένα, και μια ουρά για ό,τι δεν ταιριάζει.

Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση Ξεκινήστε το FIOXX Scan

01 Πώς το αναγνωρίζετε

Σας θυμίζει τη δική σας κατάσταση;

Τρεις αφετηρίες που συναντάμε συχνά. Αρκεί μία από αυτές.

  • 01

    Τα δεδομένα πελατών καταχωρίζονται διπλά

    Ο ίδιος αριθμός πελάτη υπάρχει σε τρεις παραλλαγές, και κανείς δεν ξέρει ποια είναι η σωστή.

  • 02

    Οι πωλήσεις δεν γνωρίζουν την κατάσταση πληρωμών

    Και το λογιστήριο δεν γνωρίζει τον υπεύθυνο επαφής. Οι διευκρινίσεις μεταξύ τμημάτων είναι καθημερινότητα.

  • 03

    Οι κερδισμένες παραγγελίες πληκτρολογούνται ξανά

    Θέσεις, τιμές και προθεσμίες μεταφέρονται με το χέρι από την προσφορά στο ERP, με λάθη.

02 Τι λαμβάνετε

Τρία αποτελέσματα που τα βλέπετε στην καθημερινότητα.

  • Ένα κύριο σύστημα ανά αντικείμενο

    Καθορισμένο ποιο σύστημα οδηγεί πελάτες, επαφές, παραγγελίες, τιμές και τιμολόγια. Δύο κύρια συστήματα δεν υπάρχουν.

  • Μια τεκμηριωμένη αντιστοίχιση πεδίων με κανόνες

    Κατεύθυνση, έναυσμα και προτεραιότητα σε συγκρούσεις είναι περιγραμμένα, όχι αυτοσχέδια.

  • Διαχείριση σφαλμάτων και παρακολούθηση

    Ελλιπή υποχρεωτικά πεδία, διπλοί αριθμοί και μη προσβάσιμα συστήματα καταλήγουν σε ουρά με ειδοποίηση, ποτέ στο κενό.

03 Πώς μοιάζει στην πράξη

Μια αντιστοίχιση πεδίων με κανόνα σύγκρουσης.

Σχηματικό παράδειγμα με πλασματικά δεδομένα

Πριν από κάθε συγχρονισμό τίθεται το ερώτημα ποιο σύστημα κερδίζει σε περίπτωση αντίφασης.

Αντικείμενο / ΠεδίοΚύριο σύστημαΚατεύθυνσηΈναυσμαΚανόνας σύγκρουσης
Επιχείρηση · Όνομα, διεύθυνσηERPERP → CRMΑλλαγή στο ERPΤο ERP αντικαθιστά· η αλλαγή στο CRM καταγράφεται
Επιχείρηση · Κλάδος, τμήμαCRMCRM → ERPΑλλαγή στο CRMΤο CRM αντικαθιστά
Επαφή · Email, τηλέφωνοCRMCRM → ERPΑλλαγή στο CRMΤο CRM αντικαθιστά· οι κενές τιμές δεν αντικαθιστούν ποτέ
Πελάτης · Όροι πληρωμής, πιστωτικό όριοERPERP → CRM (μόνο ανάγνωση)Νυχτερινός συγχρονισμόςΜη τροποποιήσιμο στο CRM
Παραγγελία · ΚατάστασηERPERP → CRMΑλλαγή κατάστασης στο ERPΤο ERP αντικαθιστά

Οι κενές τιμές δεν αντικαθιστούν ποτέ συμπληρωμένες. Χωρίς αυτόν τον κανόνα, ο πρώτος ελλιπής συγχρονισμός σβήνει ενημερωμένα δεδομένα.

Πώς ξεκινάμε;

Ο Ιωάννης και η Τουτσέ Φωτίου συζητούν μαζί μια διαδικασία στο γραφείο
Έτσι ξεκινά κάθε συνεργασία: με μια συγκεκριμένη διαδικασία πάνω στο τραπέζι, όχι με μια προδιαγραφή εκατό σελίδων.

Πότε ταιριάζει

Τα ίδια δεδομένα συντηρούνται σε δύο συστήματα, και κανείς δεν ξέρει με βεβαιότητα ποιο οδηγεί.

Τι παραδίδει ένα πρώτο βήμα

Μια αντιστοίχιση πεδίων με κύριο σύστημα, κατεύθυνση, έναυσμα και κανόνα σύγκρουσης ανά αντικείμενο.

Τι χρειαζόμαστε από εσάς

Προσβάσεις και στα δύο συστήματα, δείγματα εγγραφών και μια απόφαση για το ποιο σύστημα κερδίζει σε περίπτωση σύγκρουσης.

Αυτές τις προσβάσεις και τα έγγραφα τα χρειαζόμαστε μόνο όταν ξεκινήσουμε να δουλεύουμε μαζί. Για μια πρώτη συζήτηση αρκεί μια σύντομη περιγραφή της κατάστασής σας.

04 Γιατί

Δύο συστήματα, μία εικόνα δεδομένων.

Γιατί πρέπει να είναι διασυνδεδεμένα CRM και ERP;

Επειδή πωλήσεις και διεκπεραίωση αφορούν τους ίδιους πελάτες, προϊόντα και παραγγελίες: χωρίς διασύνδεση προκύπτουν διπλή καταχώριση, αποκλίνοντα δεδομένα, ερωτήσεις μεταξύ τμημάτων και λάθη σε προσφορές και τιμολόγια.

Τα συμπτώματα τα γνωρίζουν οι περισσότερες επιχειρήσεις: οι πωλήσεις δεν γνωρίζουν την κατάσταση πληρωμών, το λογιστήριο δεν γνωρίζει τον υπεύθυνο επαφής, και ο αριθμός πελάτη υπάρχει σε τρεις παραλλαγές. Μια διασύνδεση δεν το λύνει μόνο με τεχνολογία, αλλά με σαφείς κανόνες, τους οποίους η τεχνολογία στη συνέχεια επιβάλλει.

05 Αντικείμενα δεδομένων

Ποιος οδηγεί ποια δεδομένα;

Το σημαντικότερο ερώτημα κάθε διασύνδεσης. Μια τυπική κατανομή, προσαρμοσμένη στο έργο στα δικά σας συστήματα.

  • Το ERP οδηγεί τα βασικά δεδομένα

    Πελάτες και λογαριασμοί

    Αριθμός πελάτη, διεύθυνση, όροι δημιουργούνται στο ERP και αντικατοπτρίζονται στο CRM. Ή το CRM δημιουργεί και το ERP επιβεβαιώνει. Η κατεύθυνση πρέπει να είναι μονοσήμαντη.

  • Το CRM οδηγεί

    Επαφές

    Στελέχη, ρόλοι και επικοινωνία ζουν στο CRM· το ERP λαμβάνει ό,τι χρειάζεται για διεκπεραίωση και τιμολόγηση.

  • Παράδοση κατά το κλείσιμο

    Προσφορές και παραγγελίες

    Μια κερδισμένη συμφωνία γίνεται παραγγελία, με θέσεις, τιμές και προθεσμίες, χωρίς νέα καταχώριση.

  • Το ERP οδηγεί

    Προϊόντα και τιμές

    Είδη, τιμοκατάλογοι και διαθεσιμότητες προέρχονται από το ERP και είναι διαθέσιμα ενημερωμένα στις πωλήσεις μέσα στο CRM.

  • Το ERP οδηγεί

    Τιμολόγια και κατάσταση πληρωμών

    Οι πωλήσεις βλέπουν ανοιχτά υπόλοιπα και συμπεριφορά πληρωμών στο CRM, σημαντικό για συζητήσεις και επεκτάσεις.

  • Ανάλογα με το σύστημα

    Εξυπηρέτηση και tickets

    Παράπονα, εντολές εξυπηρέτησης και συμβατικά δεδομένα τηρούνται εκεί όπου επεξεργάζονται, και γίνονται ορατά στα άλλα συστήματα.

06 Μέθοδος

Έτσι χτίζει το FIOXX μια διασύνδεση.

  1. 01

    Αντικείμενα δεδομένων και κύριο σύστημα

    Για κάθε αντικείμενο ορίζεται ποιο σύστημα είναι κύριο. Δύο κύρια συστήματα για τα ίδια δεδομένα είναι η συχνότερη αιτία χάους.

  2. 02

    Αντιστοίχιση πεδίων

    Ποιο πεδίο αντιστοιχεί σε ποιο; Πού διαφέρουν μορφές, υποχρεωτικά στοιχεία και λίστες τιμών; Η αντιστοίχιση τεκμηριώνεται, δεν αυτοσχεδιάζεται.

  3. 03

    Κατεύθυνση και έναυσμα

    Πότε ρέουν τα δεδομένα: σε αλλαγή, στο κλείσιμο, τη νύχτα σε παρτίδα; Προς ποια κατεύθυνση; Με ποια προτεραιότητα σε συγκρούσεις;

  4. 04

    Διαχείριση σφαλμάτων

    Τι συμβαίνει με ελλιπή υποχρεωτικά πεδία, διπλούς αριθμούς πελατών ή μη προσβάσιμα συστήματα; Τα σφάλματα καταλήγουν σε ουρά με ειδοποίηση, ποτέ στο κενό.

  5. 05

    Παρακολούθηση

    Ροή, ποσοστό σφαλμάτων και καθυστέρηση είναι ορατά. Μια διασύνδεση που αποτυγχάνει αθόρυβα είναι πιο επικίνδυνη από καμία.

  6. 06

    Λειτουργία και αλλαγές

    Τα συστήματα αλλάζουν: ενημερώσεις, νέα πεδία, νέες διαδικασίες. Η διασύνδεση έχει εκδόσεις και είναι τεκμηριωμένη, ώστε οι αλλαγές να παραμένουν ελεγχόμενες.

07 Επιλογές

Σύνδεσμος, πλατφόρμα ή δική μας υπηρεσία;

  • 01

    Εγγενείς σύνδεσμοι

    Αν CRM και ERP ήδη γνωρίζονται, ο τυποποιημένος σύνδεσμος είναι συχνά η καλύτερη επιλογή, όσο αποτυπώνει τη διαδικασία και όχι μόνο το demo.

  • 02

    Πλατφόρμα διασύνδεσης

    Για πολλά συστήματα με διαχειρίσιμη λογική: γρήγορο στήσιμο, καλή εποπτεία, αλλά με όρια σε όγκο δεδομένων και ειδικές περιπτώσεις.

  • 03

    Δική μας υπηρεσία διασύνδεσης

    Όταν λογική, όγκος ή ασφάλεια ξεπερνούν το πρότυπο: μια λιτή, τεκμηριωμένη υπηρεσία που ανήκει σε εσάς και κάνει ακριβώς ό,τι χρειάζεται η διαδικασία.

08 Συνέχεια

Η διασύνδεση ως βάση για αυτοματοποίηση.

Μόλις CRM και ERP συνδεθούν, γίνονται εφικτές διαδικασίες που πριν σκόνταφταν στα όρια των συστημάτων: αυτόματη δημιουργία παραγγελίας μετά το κλείσιμο, κατάσταση πληρωμών στη συζήτηση πωλήσεων, αυτοματοποίηση εγγράφων και στα δύο συστήματα. Η διασύνδεση σπάνια είναι ο στόχος, αλλά σχεδόν πάντα η προϋπόθεση.

Αυτοματοποίηση διαδικασιών Revenue Operations

09 Ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις για τη διασύνδεση CRM και ERP

Ποιο σύστημα πρέπει να είναι κύριο: CRM ή ERP;

Αυτό κρίνεται ανά αντικείμενο δεδομένων, όχι συνολικά. Τυπικά: το ERP οδηγεί βασικά δεδομένα πελατών, προϊόντα, τιμές και τιμολόγια· το CRM οδηγεί επαφές, δραστηριότητες και ευκαιρίες. Στη μετάβαση από την κερδισμένη συμφωνία στην παραγγελία αλλάζει το κύριο σύστημα. Η αποσαφήνιση αυτών των κανόνων είναι το σημαντικότερο μέρος του έργου.

Τα δεδομένα μας διαφέρουν στα δύο συστήματα. Τι πρώτα;

Καθαρισμός πριν από τον συγχρονισμό. Μια διασύνδεση πάνω σε ασυνεπή δεδομένα απλώς διανέμει την ασυνέπεια πιο γρήγορα. Ξεκινάμε με αντιπαραβολή, ορίζουμε κανόνες για διπλοεγγραφές και μορφές, και συγχρονίζουμε μόνο όταν υπάρχει καθαρή αφετηρία.

Λειτουργεί και με παλαιότερα συστήματα ERP;

Συνήθως ναι. Πολλά παλαιότερα συστήματα προσφέρουν διεπαφές, πρόσβαση σε βάση δεδομένων ή εξαγωγές αρχείων. Επιλέγουμε τον πιο ανθεκτικό δρόμο και τον ενθυλακώνουμε σε μια υπηρεσία, ώστε το CRM να βλέπει μια καθαρή διεπαφή, ανεξάρτητα από το πώς δουλεύει εσωτερικά το ERP.

Περισσότερες υπηρεσίες στην ενότητα Software & Systems

Άλλες ενότητες

Επόμενο βήμα

Πόσο συχνά καταχωρίζονται σε εσάς τα δεδομένα πελατών διπλά;

Αναλύουμε το τοπίο συστημάτων σας, ξεκαθαρίζουμε το κύριο σύστημα ανά δεδομένα και δείχνουμε πώς συνεργάζονται CRM και ERP χωρίς διπλή καταχώριση.

Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση info@fioxx.com