Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση
Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση info@fioxx.com

AI & Automation · Αυτοματοποίηση διαδικασιών

Αυτοματοποίηση διαδικασιών

Επεξεργασία εγγράφων, μεταφορά δεδομένων, ενεργοποίηση υποθέσεων: τις διαδικασίες που σήμερα περνούν από email και πίνακες τις αναλαμβάνει ένα σύστημα. Οι εξαιρέσεις καταλήγουν ορατά σε έναν άνθρωπο.

Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση Ξεκινήστε το FIOXX Scan

01 Πώς το αναγνωρίζετε

Σας θυμίζει τη δική σας κατάσταση;

Τρεις αφετηρίες που συναντάμε συχνά. Αρκεί μία από αυτές.

  • 01

    Παραγγελίες και τιμολόγια πληκτρολογούνται

    Από email, PDF ή πύλη στο ERP, κάθε μέρα, με τα λάθη που προκύπτουν.

  • 02

    Αιτήματα και tickets διανέμονται με το χέρι

    Ταξινόμηση, ιεράρχηση, ανάθεση, διευκρινίσεις. Μέχρι τότε ο πελάτης περιμένει.

  • 03

    Η ένταξη νέων συνεργατών τρέχει με λίστες ελέγχου

    Καταγραφή δεδομένων, δημιουργία λογαριασμών, ανάθεση εργασιών, παρακολούθηση προόδου στο Excel.

02 Τι λαμβάνετε

Τρία αποτελέσματα που τα βλέπετε στην καθημερινότητα.

  • Η διαδικασία όπως είναι πραγματικά

    Τεκμηριωμένη με τους ανθρώπους που την εκτελούν, μαζί με τις εξαιρέσεις που δεν γράφει κανένα εγχειρίδιο.

  • Ένας βαθμός αυτοματοποίησης ανά βήμα

    Υποβοηθούμενο, μερικώς ή πλήρως αυτοματοποιημένο. Τεχνητή νοημοσύνη μόνο εκεί όπου χρειάζεται κατανόηση, αλλιώς ένας κανόνας.

  • Λειτουργία με δίχτυ ασφαλείας

    Ουρά για εξαιρέσεις, παρακολούθηση σφαλμάτων και χρόνων διεκπεραίωσης, συνεχής βελτίωση.

03 Πώς μοιάζει στην πράξη

Μια διαδικασία εγγράφων, πριν και μετά.

Σχηματικό παράδειγμα με πλασματικά δεδομένα

Οι κανόνες αναλαμβάνουν το γνωστό μέρος, η τεχνητή νοημοσύνη το αδόμητο, και οι εξαιρέσεις πάνε σε άνθρωπο.

  1. Πριν

    Το τιμολόγιο έρχεται με email. Κάποιος ανοίγει το PDF, πληκτρολογεί προμηθευτή, αριθμό, ημερομηνία και ποσό στο σύστημα, αρχειοθετεί το αρχείο και το προωθεί για έγκριση. Περίπου τέσσερα λεπτά ανά παραστατικό, διάσπαρτα μέσα στη μέρα.

  2. Μετά · Κανόνας

    Παραλαβή στο προβλεπόμενο γραμματοκιβώτιο, το συνημμένο αρχειοθετείται και αντιστοιχίζεται στην υπόθεση. Οι γνωστοί προμηθευτές αναγνωρίζονται από το domain του αποστολέα.

  3. Μετά · Βήμα τεχνητής νοημοσύνης

    Από το PDF εξάγονται αριθμός, ημερομηνία, ποσό και θέσεις, ακόμη και με διαφορετική διάταξη. Κάθε τιμή συνοδεύεται από βαθμό βεβαιότητας.

  4. Μετά · Έλεγχος

    Αν ποσό και αναφορά παραγγελίας συμφωνούν με την παραγγελία, το παραστατικό προχωρά. Αν κάτι αποκλίνει ή μια τιμή είναι αβέβαιη, η υπόθεση σταματά.

  5. Εξαίρεση

    Άγνωστος προμηθευτής, ελλιπής αναφορά παραγγελίας ή αβέβαιη αναγνώριση: το παραστατικό καταλήγει με ειδοποίηση σε μια ονομαστική ουρά, όχι στο κενό.

  6. Έγκριση

    Η έγκριση πληρωμής μένει αμετάβλητη στα εξουσιοδοτημένα άτομα. Αυτοματοποιείται η προετοιμασία, όχι η απόφαση.

Το όφελος προκύπτει από τα ομοιόμορφα παραστατικά. Ό,τι αποκλίνει πρέπει να πέφτει ορατά στο τραπέζι, όχι στο κενό. Ακριβώς γι’ αυτό υπάρχει η ουρά.

Πώς ξεκινάμε;

Ο Ιωάννης και η Τουτσέ Φωτίου συζητούν μαζί μια διαδικασία στο γραφείο
Έτσι ξεκινά κάθε συνεργασία: με μια συγκεκριμένη διαδικασία πάνω στο τραπέζι, όχι με μια προδιαγραφή εκατό σελίδων.

Πότε ταιριάζει

Μια υπόθεση περνά τακτικά από πολλά χέρια, συστήματα ή πίνακες.

Τι παραδίδει ένα πρώτο βήμα

Μια αυτοματοποιημένη ροή για έναν τύπο υπόθεσης, αξιοποιήσιμη στην πράξη και με καθορισμένη διαχείριση εξαιρέσεων.

Τι χρειαζόμαστε από εσάς

Δείγματα παραστατικών ή εγγράφων, οι ισχύοντες κανόνες και πρόσβαση στα συστήματα-στόχους.

Αυτές τις προσβάσεις και τα έγγραφα τα χρειαζόμαστε μόνο όταν ξεκινήσουμε να δουλεύουμε μαζί. Για μια πρώτη συζήτηση αρκεί μια σύντομη περιγραφή της κατάστασής σας.

04 Ορισμός

Αυτοματοποίηση διαδικασιών με και χωρίς τεχνητή νοημοσύνη.

Τι είναι η αυτοματοποίηση διαδικασιών;

Αυτοματοποίηση διαδικασιών είναι η εκτέλεση μιας επιχειρηματικής ροής από λογισμικό: αναγνώριση εναυσμάτων, επεξεργασία δεδομένων, ενημέρωση συστημάτων και ένταξη των εμπλεκόμενων, με καθορισμένους κανόνες και εξαιρέσεις που πάνε σε ανθρώπους.

Οι κανόνες και οι αναλυτές φτάνουν μακριά: ακόμη και email, PDF και γνωστές μορφές εγγράφων μπορούν να επεξεργαστούν με αυτούς, όσο η δομή και οι διατυπώσεις μένουν σχετικά σταθερές. Δύσκολο γίνεται όταν οι μορφές αλλάζουν έντονα, όταν πρέπει να ερμηνευτεί ελεύθερο κείμενο ή να ταξινομηθούν περιεχόμενα. Ακριβώς εκεί η τεχνητή νοημοσύνη είναι η αιτιολογημένη προσθήκη, όχι ως αντικατάσταση καθαρών κανόνων.

Πού βοηθά η τεχνητή νοημοσύνη στην αυτοματοποίηση διαδικασιών;

Η τεχνητή νοημοσύνη αναλαμβάνει τα βήματα που απαιτούν κατανόηση: ανάγνωση εγγράφων, ταξινόμηση περιεχομένων, εξαγωγή δεδομένων, σύνοψη αιτημάτων. Η εκτέλεση παραμένει βάσει κανόνων και ανιχνεύσιμη.

Το αποτέλεσμα είναι μια διαδικασία που μπορεί να επεξεργάζεται αδόμητες εισόδους χωρίς να γίνεται απρόβλεπτη: τεχνητή νοημοσύνη στην είσοδο, κανόνες στη μέση, άνθρωποι στις εξαιρέσεις και στις εγκρίσεις.

05 Τυπικές διαδικασίες

Έξι ροές που αυτοματοποιούμε τακτικά.

  • 01

    Παραλαβή παραγγελιών

    Αναγνώριση παραγγελιών από email, PDF ή πύλη, εξαγωγή θέσεων, έλεγχος με βασικά δεδομένα και δημιουργία στο ERP, με έγκριση σε περίπτωση απόκλισης.

  • 02

    Έλεγχος τιμολογίων

    Ανάγνωση εισερχόμενων τιμολογίων, αντιστοίχιση με παραγγελία και παράδοση, προετοιμασία βημάτων ελέγχου, έγκριση πληρωμής από άνθρωπο.

  • 03

    Onboarding

    Νέοι πελάτες ή εργαζόμενοι: καταγραφή δεδομένων, δημιουργία λογαριασμών, ανάθεση εργασιών, παρακολούθηση προόδου, χωρίς λίστα ελέγχου στο Excel.

  • 04

    Σύνταξη προσφορών

    Δημιουργία προσφοράς από δεδομένα CRM και πρότυπα, έλεγχος τιμών και όρων, αποστολή μετά από έγκριση.

  • 05

    Παράπονα και tickets

    Ταξινόμηση εισερχομένων, ιεράρχηση, αίτηση πληροφοριών, ανάθεση της υπόθεσης στη σωστή ομάδα και ενημέρωση του πελάτη.

  • 06

    Σύνταξη αναφορών

    Συναρμολόγηση επαναλαμβανόμενων αναφορών από δεδομένα συστημάτων, επισήμανση ανωμαλιών, υποβολή προσχεδίου για έλεγχο.

06 Βαθμός αυτοματοποίησης

Όχι όλα πλήρως αυτόματα, αλλά όλα συνειδητά.

Ο σωστός βαθμός εξαρτάται από συχνότητα, κίνδυνο και μεταβλητότητα. Τον ορίζουμε ανά βήμα της διαδικασίας.

  • Βαθμός 1

    Υποβοηθούμενο

    Το σύστημα προετοιμάζει, ο άνθρωπος εκτελεί. Χρήσιμο σε σπάνιες ή πολύ μεταβλητές υποθέσεις.

  • Βαθμός 2

    Μερικώς αυτοματοποιημένο

    Οι περιπτώσεις ρουτίνας τρέχουν αυτόματα, οι εξαιρέσεις πάνε σε άνθρωπο. Ο συχνότερος και πιο οικονομικός βαθμός.

  • Βαθμός 3

    Πλήρως αυτοματοποιημένο με έλεγχο

    Η διαδικασία τρέχει χωρίς παρέμβαση, αλλά παρακολουθείται και ελέγχεται δειγματοληπτικά. Μόνο σε σαφώς ορισμένες ροές χαμηλού κινδύνου.

07 Μέθοδος

Από τη ροή στη λειτουργία.

  1. 01

    Αποτύπωση της διαδικασίας

    Τεκμηριώνουμε τη ροή μαζί με τους ανθρώπους που την εκτελούν, μαζί με τα ανεπίσημα βήματα που δεν γράφει κανένα εγχειρίδιο.

  2. 02

    Παραλλαγές και εξαιρέσεις

    Ποιες περιπτώσεις εμφανίζονται πόσο συχνά; Τι συμβαίνει με δεδομένα που λείπουν, ειδικές επιθυμίες, λάθη; Οι εξαιρέσεις καθορίζουν το κόστος, όχι η κανονική περίπτωση.

  3. 03

    Ορισμός βαθμού αυτοματοποίησης

    Ανά βήμα της διαδικασίας αποφασίζουμε: υποβοηθούμενο, μερικώς ή πλήρως αυτοματοποιημένο. Και πού χρειάζεται τεχνητή νοημοσύνη ή αρκεί ένας κανόνας.

  4. 04

    Κατασκευή

    Σε πλατφόρμα αυτοματοποίησης, στο υπάρχον σύστημα ή ως δική μας υπηρεσία, ανάλογα με τις απαιτήσεις σε δεδομένα, ασφάλεια και λειτουργία.

  5. 05

    Δοκιμή με πραγματικές περιπτώσεις

    Η ροή τρέχει παράλληλα με τη μέχρι τώρα διαδικασία σε πραγματικές υποθέσεις. Μόνο όταν αποτελέσματα και εξαιρέσεις είναι σωστά, γίνεται η μετάβαση.

  6. 06

    Λειτουργία και παρακολούθηση

    Σφάλματα, χρόνοι διεκπεραίωσης και παρεμβάσεις παρακολουθούνται. Η διαδικασία βελτιώνεται συνεχώς. Η αυτοματοποίηση δεν είναι κατάσταση, αλλά λειτουργία.

08 Συνέχεια

Οι διαδικασίες δεν τελειώνουν στα όρια των συστημάτων.

Οι περισσότερες ροές αγγίζουν πολλά συστήματα. Γι’ αυτό στην αυτοματοποίηση διαδικασιών ανήκει συχνά μια διασύνδεση ανάμεσα σε CRM, ERP και εξειδικευμένες εφαρμογές, και για βήματα που απαιτούν έρευνα ή προετοιμασία, ένας AI Agent.

Διασυνδέσεις API Δείτε τα παραδείγματα

09 Ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις για την αυτοματοποίηση διαδικασιών

Ποιες διαδικασίες είναι κατάλληλες για πρώτα;

Συχνές, σαφώς περιγράψιμες ροές με αισθητό κόστος, όπως παραλαβή παραγγελιών, έλεγχος τιμολογίων ή διαλογή tickets. Δίνουν γρήγορα μετρήσιμα αποτελέσματα και χτίζουν εμπιστοσύνη για πιο σύνθετες διαδικασίες.

Χρειάζεται κάθε αυτοματοποίηση τεχνητή νοημοσύνη;

Όχι. Πολλές διαδικασίες αυτοματοποιούνται με κανόνες και διεπαφές. Η τεχνητή νοημοσύνη μπαίνει στο παιχνίδι όπου οι είσοδοι είναι αδόμητες, δηλαδή email, έγγραφα ή ελεύθερο κείμενο, ή όπου ζητείται ταξινόμηση και σύνοψη. Χρησιμοποιούμε τεχνητή νοημοσύνη όταν κάνει τη διαφορά, όχι επειδή είναι διαθέσιμη.

Τι συμβαίνει αν η αυτοματοποίηση αποτύχει;

Κάθε διαδικασία έχει καθορισμένο εφεδρικό επίπεδο: οι υποθέσεις καταλήγουν σε μια ουρά ή πάνε ελεγχόμενα σε ένα άτομο, ορατά και όχι στο κενό. Η παρακολούθηση κάνει τις αποτυχίες ορατές και υποστηρίζει μια γρήγορη αντίδραση.

Περισσότερες υπηρεσίες στην ενότητα AI & Automation

Άλλες ενότητες

Επόμενο βήμα

Ποια διαδικασία τρέχει σε εσάς ακόμη μέσω γραμματοκιβωτίου και πίνακα;

Πείτε μας μια συγκεκριμένη ροή. Δείχνουμε ποιος βαθμός αυτοματοποίησης έχει νόημα και τι αλλάζει στην καθημερινότητα.

Ζητήστε μια πρώτη συζήτηση info@fioxx.com